las reuniones de inicio y las reglas de juego (que si no...)

PMP en tu Empresa y…

52. preparados, listos, ya¡¡¡ Reunión de Inicio (Kick-off Meeting) 2ª parte

En fin, ¿Tienes tu algún “carácter fuerte en tus reuniones de equipo? ¿Cómo lo amansas-integras-echas-…? ¿Tienes alguna regla mágica para resolver los conflictos en tu equipo?

¿No? Pues conviene tenerlas, para que desde la primera reunión, todos sus participantes las tengan claras.

Bien amado y nunca suficientemente ponderado jefe, hasta ahora las reuniones de proyecto eran lo que antes se llamaba “una casa de tócame roque” –expresión cuyo origen nunca he sabido de donde viene pero tiene pinta que no es un lugar ordenado, organizado ni muy aseado-.

Pero con tu PMP esto cambiará¡

¿Quieres que mejoren las comunicaciones entre los equipos de proyecto y demás partes interesadas, que haya unas mejores relaciones de trabajo y, ya la bomba, un mejores resultados de proyecto? Pues necesitas tres cositas:

- juntar a todas las partes interesadas y tratar de que todas ellas tengan una misma visión del proyecto, que entiendan lo mismo, que hablen el mismo idioma (o algo similar)

- alinear al equipo como un rayo laser enfocado a lograr los mejores resultados posibles

- fijar unas pocas pero claras e inamovibles reglas de funcionamiento conjunto para que nadie se desmadre

Estas pocas pero claras reglas deben fijarlas el Project manager y su equipo y aquellas otras partes que vayan a andar por ahí merodeando entorno al proyecto. Y el lugar y el momento es la reunión de inicio de proyecto, kick-off meeting (tranquilo jefe que a nadie se le echa a patadas, que es un “phrasal verb” que se inventan los ingleses para liarnos y que no acabemos de aprender inglés nunca).

Y estas reglas deben definir lo que es aceptable y lo que es inaceptable, lo que se acepta y lo que conllevará la amonestación, tarjeta amarilla y tarjeta roja (hay cosas de roja directa y reunión de sanción¡). Establecer estas reglas, aceptadas y consensuadas (que tu PMP tiene un talante democrático…¡) es una de las primeras cosas que deben hacerse.

Pueden parecer hechas para controlar, para encorsetar,… pero no, son reglas básicas de conducta, “de urbanidad” que se decía antes. Y deben ser breves, ir al grano, centrar los aspectos más relevantes y, una vez fijadas, ¡a ejecutar el proyecto¡

Aunque suene un poco a rezo sectario, casi casi habría que hacer un auto de fe en el que los presentes dijeran, juraran o prometieran algo así como “estas reglas son necesarias y voy a apoyarlas y cumplirlas durante todo el proyecto” mientras apoyaran solemnemente la mano en el libro de Rita Mulcahy… (jefe, para los PMP, Rita es como su Mater Salvatoris que les ha ayudado a llegar al cielo de los certificados PMP).

Las reglas se centrarán en tres áreas: cómo vamos a lograr trabajar juntos (casi ná), cómo vamos a tomar las decisiones (te veo jefe, que te veo que quieres tomarlas todas tú por el artículo 33 pero no…) y cómo resolver los conflictos (que seguro, seguro, seguro habrá y muchos).

En relación a cómo trabajar juntos – cada cuanto nos reuniremos, quien debe asistir, quien reservará la sala (parece una bobada pero que me mande un tweet a @dnlecheverria quien nunca haya ido a una reunión y la sala esté ocupada), quien elaborará y distribuirá el orden del día (y con qué antelación) y quien traerá las tortillas, las cervezas y las servilletas (porque no solo de Project management 5 estrellas viene el hombre –o la mujer-).

Algunas reglas rápidas:

todos los que están en esa reunión deben asistir a todas las reuniones y si no pueden asistir deberán avisar al convocante, enviar un sustituto si procede (y no le pedimos una carta de la madre porque…),

si alguien muy relevante, por el tema a tratar no puede asistir, no pasa nada se cancela y convoca en cuanto se pueda,

(está va por los españoles) hablará una persona cada vez, no se admitirán las jaulas de grillos ni las conversaciones paralelas, ni se le cortará al que esté hablando

consenso significa “puedo soportarlo y, si insistís, apoyarlo”

compartir la información, transparencia en la información, si es bueno (o malo) para el proyecto todos deben saberlo

trata de ponerte en el lugar del otro, de aceptar sus puntos de vista (ahora lo llaman empatía)

lo que se dice, habla, comparte, discute, lanza, gruñe,… queda en el vestuario, no sale de la reunión

quien calla otorga (no vale decir “es que no me dejasteis hablar”, “es que estaba mirando mi móvil…”)

se requisarán móviles que suenen, i-pads, i-phones, i-nstrumentos varios que molesten y distraigan

las intervenciones, con en un popular programa de debate español, de 59 sg, y si se pasan, les quitan el micrófono (esto para no dar el gusto a los que se gustan a sí mismos, y se hablen –parece que- a sí mimos.

En relación a cómo tomar las decisiones… quien tiene voto (un hombre-mujer, un voto –esto te afecta jefe, porque, entiendo, eres hombre o mujer-), si las decisiones se toman por consenso o por mayoría, qué aspectos se pueden delegar a un sustituto y quien debe ser éste.

Alguna otra (qué fácil se dicen pero…):

respeto a las otras personas,

compartir la responsabilidad (somos un equipo y gana y pierde el equipo y si hay que decir algo se dice en… el
vestuario¡ ha quedado claro),

(esto va para los españoles) discutir, criticar las ideas no a las personas (que somos dados a olvidarnos de qué hablábamos y concentrarnos en a quién estamos dando)y acabar...

mentes abiertas, beneficio de la duda, somos igual de listos (o lo contrario), una segunda oportunidad,…

las decisiones tienen nombre y apellidos, fecha de caducidad e indicador de que se han cumplido

Y, por último, en relación a los conflictos, reglas no para evitarlos sino para afrontarlos positiva y constructivamente, o sea repetimos respeto, discutir las ideas, mentes abiertas, beneficio de la duda, ¿es realmente tan importante como para montar la que estamos liando?,…

Pero, bueno, de esto, quien éste o haya estado casado… ¿eh, jefe? Qué les vamos a contra que no sepan…

Hasta pronto¡