empecemos bien, empecemos bien que si empezamos torcidos...

Pon un PMP en tu Empresa y…

51. preparados, listos, ya¡¡¡ Reunión de Inicio (Kick-off Meeting) 1ª parte

Una vez que hemos acabado la planificación, bonito y creativo periodo de noviazgo, llegó el momento de la ejecución. Y esto ya se parece más a un matrimonio. Y claro jefe, tú estás acostumbrado a que tu mujer mande en casa y tú a mandar en el trabajo. Y a que todo lo que cedes en casa, lo tengan que ceder otros en tu trabajo.

Y eso, sin ánimo de ofender, no está bien… (que no cedas y dejes hacer en el trabajo, en casa no me meto…)

Por eso es importante tener una reunión al cerrar el proceso de desarrollo del plan para la dirección del proyecto y comenzar con la ejecución del proyecto.

Aquí se deben sentar todos y todas (corrección jefe, corrección de género, que sino la subsecretaria de igualdad nos mete un paquete…. –y con razón- como hacen mis tres mujeres en casa cada vez que utilizo lenguaje sexista o poco correcto…).

Deben estar todas las partes implicadas en el proyecto –clientes, proveedores, project manager y equipo de proyecto,…- y deben mirarse a los ojos y sin pestañear decir que SI conocen los detalles del proyecto (y que lo digan claro que luego cuando algo se tuerce empezarán a decir que “si yo no estaba en esa reunión”, “que no entendí bien lo que se dijo”, “que si había salido a hablar por el móvil”,…) y se tratarán algunos aspectos especialmente relevantes del mismo.

“Todos para uno y uno para todos” era el lema de los Mosqueteros del Rey francés creados por la pluma (de escribir) de Alejandro Dumas. La unidad se establece o se pierde desde el pitido inicial. Si empezamos en desbandada, acabaremos como el rosario de la aurora.

Y esta unidad pasa por dos aspectos muy importantes:

• Reglas de juego claramente definidas

• Funciones y responsabilidades claramente definidas

Querido y amado jefe, a ti probablemente no te pase pues eres un gran jefe (recuérdame que te pida aumento de sueldo…) pero a otros jefes sí les ocurre y con demasiada frecuencia eso de que estén tan ansiosos por empezar a trabajar –trabajar, lo que nos gusta, trabajaaaar¡¡- en un proyecto que no tengan ese ratito para poner un poco de orden antes de empezar.

¿Vamos a dirigir un equipo recién formado –algo habitual en gestión de proyectos-¿. Qué gran oportunidad…

… Pero qué gran peligro si el equipo no empieza estableciendo de reglas de comportamiento claramente articuladas y unos roles y expectativas bien reflejados en negro sobre blanco –recuerde, amado jefe, que “verba volant, scripta manet” y que las palabras y las buenas intenciones se las lleva el viento si no hay un acta que las baje a la tierra-.

Los equipos de proyecto, sintiendo el aliento del jefe en la nuca, a menudo están ansiosos por ponerse a trabajar y mostrar resultados que apacigüen el ardor guerrero del superior. Obtener resultados pronto no está mal (siempre que sean buenos, preferentemente los esperados, o mejores, claro). Sin embargo, si saltan como fieras hambrientas a trabajar, hacer, trabajar, reunirse, trabajar, encender fuegos, apagar fuegos,… sin dedicarle un poco de tiempo a establecer las normas de combate, es probable que experimenten un camino lleno de baches, sustos, malentendidos y disgustos innecesarios. Un auténtico, en este caso en sentido estricto, un combate.

Los equipos de proyectos a menudo se olvidan –en tu empresa no, jefe, que tú tienes Project managers profesionales, pero en otras es el pan de cada día- establecer reglas de juego relativas a, por ejemplo:

la comunicación

¿Cómo nos comunicamos?
¿Cuáles son nuestras herramientas preferidas para la comunicación: el cara a cara, el correo electrónico, los sms, los twits, las teleconferencia,…?

O la gestión de las reuniones.

¿Cuáles son las reglas básicas de cada encuentro de trabajo?

¿Somos capaces (libres) de bloquear parte de nuestra apretada agenda para remangarnos y trabajar con el equipo?
¿Podemos establecer horarios en los que no programar reuniones -antes de las 9 am o después de la 18:00-?
¿Estamos de acuerdo en que no vamos a leer mensajes de correo electrónico durante las reuniones y que vamos a apagar o poner en silencio los móviles durante las reuniones –los juegos de marcianitos de la i-phone incluidos-?
¿Podemos ponernos de acuerdo en llegar puntuales?
¿Qué actitudes se van a permitir y qué comportamientos no se van a admitir?

O los conflictos de personalidad.

¿Alguna vez has estado en un equipo donde tienes alguien con un carácter fuerte y con ganas de mandar? Lo conoces, en el fondo le quieres y, no lo niegues, no puedes vivir sin el/ella (aunque podrías intentarlo y a veces te entran ganas de hacerlo…). Qué gran oportunidad de crecimiento.

Como dice el dalai lama..

“Sin el enemigo no puede surgir la paciencia o la tolerancia. Normalmente nuestros amigos no nos ponen a prueba ni nos ofrecen la oportunidad de cultivar la paciencia. Eso es algo que sólo pueden hacer los enemigos. Así que, desde este punto de vista, debemos considerar a nuestro enemigo un gran maestro y reverenciarlo incluso por habernos proporcionado esa preciosa oportunidad”.

Pues ya sabes cómo actuar ante ese personaje: viéndolo como una oportunidad de crecer como Project manager, como gestor de personas, como domador de fieras, como tú lo veas… Y seguro que encuentras la manera de establecer reglas de juego con las puedas controlar “los caracteres fuertes (forma fina de decir las malas l….)” y que todos puntos de vista tengan cabida.

Los equipos de proyecto debe establecer principios sobre cómo abordar y resolver los conflictos. Pero ¿El conflicto no es algo malo? No. Ni es bueno ni es malo. Es. Y sus consecuencias dependen….

Como buen PMP estoy firmemente convencido que los conflictos, como el aire, el agua, la alegría, la tristeza,… forman parte de la vida y hay que aceptarlos y tratar de resolverlos de tal manera que salgamos más sabios y más fuertes de ellos.

El conflicto forma parte de la naturaleza humana y es la consecuencia de vivir en un mundo imperfecto. Nadie es perfecto –como le contestan a Jack Lemmon en su última escena de “Con faldas a lo loco” (“traducción espanish” de “Some like it hot”).

¿Podemos como equipo, establecer reglas de juego consensuadas para analizar los conflictos y resolver tratar de lograr un compromiso?

O
¿Preferimos que las reuniones sean una tortura pensada
por el inquisidor Torquemada en sus momentos más sádicos?


La inquisición española by Monthy Python… Just great¡
http://www.youtube.com/watch?v=8mzfyVluiIU

En fin, ¿Tienes tu algún “carácter fuerte en tus reuniones de equipo? ¿Cómo lo amansas-integras-echas-…?

¿Tienes alguna regla mágica para resolver los conflictos en tu equipo?

Te lo piensas y seguimos en otro post….