Cómo detectar la llegada de un terremoto a tu proyecto...

Recientemente hemos sufrido en España (Lorca) y en Japón la desgracia de las consecuencias de esa nuestro tierra cuando busca acomodarse y ponerse un poco más cómoda. Desafortunadamente, no hay una manera confiable de predecir científicamente (con precisión) un terremoto que viene.

Afortunadamente, para los que nos dedicamos a la gestión de proyectos, hay señales de alerta cuando un proyecto está en problemas. Creo que todos estaremos de acuerdo en que no cumplir los plazos o que el proyecto nos esté costando más implica que el proyecto tiene problemas.

Sin embargo, los síntomas suelen reconocerse después de que sea demasiado tarde para hacer nada al respecto. Cualquier persona que se dedica a la apasionante y sufrida gestión de proyectos, sabe lo importante que es reconocer un proyecto en problemas antes de que sea demasiado tarde para hacer nada al respecto.

No hace mucho me encontré con esta lista de señales de alerta temprana que cada jefe de proyecto debe tener en cuenta:

1. La alta dirección, especialmente en su forma de patrocinador, con su papel de adalid y defensor no aparece y cada vez que aparece la lía. Solamente hay una cosa peor que un director de proyecto que no lidere su reto o esté desaparecido en acción: que la dirección que contradiga a sí misma y cambia de opinión con frecuencia.

2. La alta dirección (quien define desde su enmoquetado castillo la estrategia) y los gestores de proyecto (quienes desde las trincheras la ejecutan) van por libre, no manejan la misma información (como dicen nuestros los anglosajones: no están en la misma página). Si el proyecto obtiene una dirección coherente, pero es contraria a los objetivos estratégicos de la empresa, tenemos un problema gordo. Porque tan inútil es la acción sin visión como la visión sin acción.

3. Los objetivos del proyecto no están claramente definidos, el equipo no los comprende (probablemente ni los vea viables). A pesar de que todos los proyectos por lo general apuntan a un objetivo estratégico o dos, parece lógico que si alguno de los proyectos anda desenfocado y no apunta a ninguna, convenga reconsiderarlo, no? A menudo, los objetivos del proyecto no están ni claramente definidos ni razonablemente interiorizados por el equipo del proyecto. En ocasiones, como el objetivo estratégico es tan obvio…. se asume que está claro. Nada peor que porque los objetivos sean evidentes para que den lugar a malentendidos y las asunciones de cada parte incompatibles .

4. Los miembros del equipo no se comunican entre sí: a veces, incluso los equipos que se llevan bien no se comunican bien. Comunicación y colaboración, tan sencillo y tan complejo.

Reconociendo los problemas antes de que sea demasiado tarde para hacer algo acerca de ellos es crítico para el éxito de la gestión de trabajo. Abordar las cuestiones pronto es la mejor manera de guardar un proyecto menos desarrolladas, así como la carrera de un jefe de proyecto.
¿Qué señales de alerta utilizas tú para detectar humo en el proyecto?