cómo comernos los sapos o cortejar las princesas (plan de respuesta)

PMP en tu Empresa y…

1.       planificará los riesgos… (5) cómo comernos los sapos si osan aparecer (plan de respuesta)

Tras ese magnífico ejercicio en nueve pasos que, no solamente habrá tenido como resultado, una lista de riesgos priorizados, sino un equipo de trabajo más cohesionado, solidario y alineado (algo que NO TIENE PRECIO) nuestro prudente Project manager (¿a que empezamos a ver al Project manager como el yerno/nuera que toda madre/padre querría para su hijo/a?) elaborará el Plan de Contingencias que (que pondrá en alerta cuando el semáforo está todavía en naranja), y las medidas a tomar si aparecen signos de que el riesgo amenace con acercarse.

Las actuaciones podrán ir en la línea de:

aceptar el riesgo y prepararnos para afrontar las consecuencias del impacto;

evitarlos actuando sobre la causa raíz;

mitigarlo reduciendo la probabilidad y/o el impacto a niveles aceptables;

transferir la responsabilidad a un tercero (suena a dejarle el marrón a otro pero tiene sentido si, por ejemplo, no queremos arriesgarnos a desarrollar una tecnología propia que otro tiene ya lista)

y, por última, pero no por ello menos importante, contratar un seguro de riesgos.

Todo lo anterior lo hacen los grandes Project managers. Pero los Project managers galácticos (messiánicos si esto lo lee alguno del Barcelona –el que escribe tira hacia el Real Madrid aunque ahora estemos a sus pies…. de momento….-) hacen más.

Además, están atentos a los “riesgos positivos”, bueno, llamémosles oportunidades.

En el fragor de la batalla, lo último que se nos ocurre a los participantes es que haya cosas que puedan ir mejor de lo esperado. Pero esto es algo que los mejores equipos hacen cuando estudian los riesgos: estudiar las oportunidades. Preguntarse ¿qué puede ir mejor de lo esperado? ¿Cómo podemos aprovecharnos de que ocurra? Tengamos en cuenta lo que personas de éxito ya aprendieron: cuanto más trabajas, más suerte tienes (que Picasso decía tal que así: “a mí la inspiración me suele pillar trabajando”).

En estos casos, también tenemos un plan para aprovechar las oportunidades. Ante una oportunidad podemos actuar:

aceptándola y preparándonos para afrontar y maximizar las ventajas de la oportunidad;

tratar de incrementar la probabilidad de que ocurran y de que el impacto (positivo en este caso) sea máximo;

explotándola, asegurando que la oportunidad se materializa

y, por último, compartiéndola, asignando la responsabilidad a un tercero que pueda aprovecharla mejor

y, así a lo tonto, tu PMP te habrá preparado algo que no habías visto en tu vida hacerse en la empresa: tener un Plan A y un Plan B (y un plan C –si es que tu PMP no tiene precio…- porque evaluará los riesgos de aplicar los planes de respuesta). Te habrá preparado un plan de gestión de riesgos que incluya:

·         la metodología de gestión de riesgos

·         las acciones de respuesta (a incorporar a la EDT)

·         los roles y responsabilidades de cada uno

·         el presupuesto (a incorporar en el presupuesto elaborado)

·         el cronograma de las acciones de respuesta (que se incorporará al cronograma elaborado)

(INCISO IMPORTANTE: Como vemos las actividades que incluyan estos planes se incorporan al alcance del trabajo como paquetes de trabajo o entregables. Estas nuevas actividades afectarán al alcance, coste y tiempo lo que llevará a realizar una iteración del grupo de actividades de planificación, incluida la identificación, evaluación de nuevos riesgos)

·         las categorías de riesgos

·         las definiciones de probabilidad e impacto que se han considerado

·         las tolerancias al riesgo de las partes interesadas (a partir de las cuales saltan las alarmas)

·         los informes de reporte

·         y cómo se va a hacer el seguimiento porque…

..¡ no te pienses que tu PMP es un lince y va a acertar el pleno al quince! La realidad es tozuda y seguro que las cosas cambian en el transcurso del proyecto. Por eso, tu PMP repetirá el proceso cada vez que se conozcan los resultados del proceso de seguimiento y control de los riesgos y sepa si realmente han tenido efecto las medidas aplicadas y si han tenido el efecto esperado para, en caso negativo, poner en marcha en plan alternativo (fallback plan para los habitantes de la Pérfida Albión que se decía antes…).