el project manager se vuelve pesimista (exigencias del guión)

Pon un PMP en tu Empresa y…

43.       planificará los riesgos… (3) Identificar los riesgos… ¡ponte el gorro de cenizo pesimista!

Primero y a la luz de los objetivos del proyecto y las tareas a realizar, identifica los riesgos de cada tarea y determina los efectos en nuestro proyecto (si nos afectará al alcance o producto, al plazo o al coste). Para cada tarea analiza la causa raíz (porqué ocurre), se identifica el riesgo (en qué aspecto del proyecto nos va a afectar) y se describen sus consecuencias (se cuantifica) sobre el proyecto.

En el caso de tu Project manager hay tres herramientas que le gusta mucho utilizar para que no se les escape nada (aparte por supuesto de la lista de “sustos” de proyectos anteriores más o menos similares que será lo primero que ponga sobre la mesa):

La matriz DAFO

En lugar de confiar en el azar o, peor aún, en su innata capacidad de improvisación y cintura ante un problema inminente la matriz DAFO es una herramienta de análisis de proyectos que ayuda a evaluar sus oportunidades (riesgos positivos) y amenazas (riesgos negativos) , los puntos fuertes del proyecto (para enfrentarse a los riesgos y aprovechar las oportunidades) y sus debilidades (qué importante conocerlas para no meterse en líos y protegerse frente a ellas…),

¿Cómo utilizará tu querido PMP este método para proteger el proyecto en el que se embarca tu empresa?

Fortalezas: como puntos fuertes, se refieren a la organización o cadena de valor del proyecto. Son los que dan a su equipo de proyecto o producto una clara ventaja –sin confiarse¡¡¡¡¡¡¡- ante el proyecto: los miembros del equipo de proyecto y su experiencia, programadores expertos,…

Debilidades: los puntos débiles del proyecto, áreas de mejora,… como los elevados costes de personal, que colocarían al proyecto en una situación de desventaja.

Las oportunidades y amenazas son factores externos a la organización o proyecto y pueden ofrecer opciones de lograr un mayor éxito (ahorros, adelantos,) o suponer una amenaza.

Oportunidades: como pudiera ser la aparición de una nueva técnica que poder aplicar en el proyecto y mejorar su rendimiento, un cambio en las condiciones económicas que provoque una baja de los precios de proveedores y materias primas,…

Amenazas: peligros que pueden afectar el progreso de su proyecto. ¿la nueva legislación aprobada recientemente puede afectar al cronograma del proyecto o los recursos?

El Benchmarking (ver y copiar lo bueno que hacen otros –traducción muy muy libre-)

Otra síntoma de una buena gestión de los riesgos de un proyecto es la actitud abierta a adoptar enfoques y buenas prácticas de los demás. Tu project manager, siempre atento a lo que hacen otros, estará especialmente atento y comparará su desempeño y sus procesos de gestión de riesgos con los de otras empresas. Y así aprenderá más. Porque se sabe aquello de que

“inteligente es el que aprende de sus errores, sabio el que aprende de los errores de los demás”

Y este benchmarking puede tambien ser de dentro a afuera invitando a expertos externos para evaluar planes de riesgos, procesos y seguimiento de forma periódica o participando en organizaciones, encuentros profesionales y foros para intercambiar ideas relacionadas con la gestión del riesgo.

Y, esto cuesta dinero, y ya sabemos que esto de la formación, de que tus project managers estén “todo el día de cursillitos, de saraos, de…” a veces te pone nervioso porque ves el gasto ahora pero el beneficio te lo tienes que imaginar pero, hazme caso, déjale que se forme y participe en foros que recogerá soluciones a sus problemas, obtendrá información valiosa y nuevas ideas.

No soy dado a consejos pero… en época de crisis no ahorres en formación, ni en ideas, ni en comerciales,…