al cliente, al jefe,.. las cosas claritas, muy claritas (for dummies)

Pon un PMP en tu Empresa y…

38.       planificará las comunicaciones (5): cómo presentar las cosas a las partes interesadas

Si tu pones un PMP en tu empresa, tiene claras muchas cosas pero hay algunas que las tiene especialmente claras en lo que ha comunicación se refiere: que debe saber qué tiene que informar, a quién, para que, cuándo y en qué formato. De hecho se tomará muy en serio cada vez que tenga que contar algo a las partes interesadas.

El sabe que mantener una línea abierta y eficaz de comunicación con las partes interesadas es importante. Y que a veces una reunión de hora y media podía haber durado no más de 20 minutos. Las partes interesadas tienen muchas cosas en la cabeza y por ello –no por otra cosa, que te veo poner cara de enfado- poca capacidad de atención, así que si no capta su atención en los primeros dos minutos van a empezar a comprobar su correo electrónico, mirar el reloj, ponerse a twitear o lo que es peor irse de la reunión.

Seguro que, habiéndolo sacado de algún libro (si es que es un lector empedernido, amante del trabajo bien hecho¡¡),  cada vez que os presente algo relevante, en las fases importantes del proyecto en las que conviene tomar decisiones acertadas con la mejor información disponible en el momento, tratará de:

1. Incitar su interés: un orden del día es siempre una buena idea pero un breve resumen con el objetivo de la reunión y lo que se va a discutir es aún mejor. Permite a los interesados saber de qué se va a hablar y les permite venir preparados con preguntas.

2. No dará por sentado que las partes interesadas saben lo que se espera de ellas en la reunión. Y probablemente no tenga claro ni de qué va el trabajo. Pueden tener una visión de alto nivel, pero probablemente se pierdan en los detalles.

 
3. Dirá cosas sencillas: les presentará la situación en términos sencillos (for dummies –no te lo traduzco para que no te mosquées-) y no les abrumará con información. Ya lo decía Baltasar Gracián: “Lo bueno si breve, dos veces bueno y, aún lo malo, no tan malo”. Reuniones cortas y con objetivos concretos.

 
4. Utilizará cifras e imágenes: PowerPoint es una gran herramienta para la presentación de gráficos y números. Es la forma en que ellos se presentan la información entre sí. Por eso, conviene utilizarla, le es familiar.

5. Si no sabe algo o no tiene datos concluyentes sobre algo, no se meterá en líos y, honestamente dirá “buena pregunta. En este momento no tengo el dato pero me comprometo a enviárselo a la mayor brevedad”. A otros les cuesta decir “no lo sé” pero a tu PMP no (otra cosa es trate de poder decir que sí lo sabe y lo tenga todo bien preparado)

6 La espera es nunca una buena opción así que nunca esperará a que un problema sea evidente. Siguiendo el proverbio chino de que “cuando tengas que comerte tres sapos grandes y horribles, empieza con el más grande y horrible”,  trabajará para que los problemas más graves no se materialicen y si lo hacen no os hagan mucho daño.   

7. Siempre ofrecerá una solución: nunca irá con un problema que no vaya acompañado de un estudio de soluciones alternativas. La búsqueda de soluciones es parte de su trabajo como gerente del proyecto. Para eso le pagas (bueno, realmente le pagas para que no haya problemas pero… siempre se escapa alguno…)

 
8. Les dejará claro qué espera de ellos para que salgan de la reunión sabiendo qué les toca hacer a cada uno. Nunca asumirá que ha quedado claro. Sintetizará y especificará las acciones que corresponden a cada uno y las pondrá negro sobre blanco en un acta que enviará para que llegue antes de que se sienten en su ordenador (se quedarán impresionados…).

9. Diles siempre que SI pero informándoles lo que cuesta el SI. A los clientes, sponsors y resto de partes interesadas no le gusta que le digan "no", así que no se lo dirá. Eso sí se asegurará que les queda claro el coste de su petición… … por si prefieren ser ellos mismos los que decidan decir el NO.

10. Aunque no pidan ser informados, nunca dejará de mandar los informes establecidos en el plan de comunicación (ya sé que no te he explicado qué es eso… te lo cuento en el siguiente post, vale?). No vaya a ser que se piensen que no hace nada y en la próxima reunión le entreguen la tarjetita DCOM (Don’t Come On Monday)  con su finiquito –si es que lo hay.

Si se os ocurre alguna otra idea que pueda funcionar, por favor avisad¡¡¡¡

Ah¡¡¡  se me olvidaba, si pones un PMP en tu empresa, lo que nunca, nunca, nunca hará….es

 ¿lo dejamos para el siguiente post? Ok?