La 2ª razón por la que los proyectos fracasan...

Pon un PMP en tu Empresa y…

34.       planificará las comunicaciones ¿qué es eso? (1): La 2ª razón por la que los proyectos fracasan

Si pones un PMP en tu vida, te darás cuentas que, además de ser un gran profesional, el yerno ideal, etc, etc… tiene un gran sentido del humor. Y por ello, para explicarte porqué tiene la sana intención de dedicarle (¡no¡ perder no, dedicarle) tiempo a planificar las comunicaciones te mostrará un vídeo de los grandes Monty Python (La vida de Brian y uno de los mejores finales de película en el que Brian crucificado canta “You always look on the bright side of life”…¡genial!.).

¿Para qué te enseñará en un video: monty python: I’d wish to report a burglary  (que puedes ver antes o después de leer las 5 lecciones, para algo eres su jefe) ? Para que veas estas cinco sencillas cosas:

la 1ª que, casi siempre hay un problema de comunicación, aunque ninguna de las partes implicadas lo perciba

la 2ª que para resolverlo es necesario que, al menos una de las partes, sea consciente de que hay un problema

la 3ª que conviene centrarse en cuál es el problema –qué puedo hacer diferente- no de quién es el problema

la 4ª que se requiere feedback (retroalimentación, peor suena peor) y que cuando se produce, todo cambia. Que sin feed-back las probabilidades de malentendidos crecen exponencialmente y que si preguntas y confirmas que has entendido (qué el personaje tiene que hablar en un tono más alto), las cosas solo pueden ir a mejor.

La 5ª que los problemas siempre pueden ir a peor, que todo es susceptible de empeorar conforme llegan nuevas partes interesadas, cada una con sus “cada-una-das”, su forma de hablar, su forma de entender las cosas, su forma de percibir los mensajes. 

Además, una vez que aprendes el idioma de todas y cada una de las partes interesadas, no pienses que entiendes o te entienden todo, eh?

La comunicación es difícil fundamentalmente por que el feedback-retroalimentación brilla por su ausencia. Y así, no nos aseguramos que el otro comprende bien el mensaje que queremos transmitir. Con demasiada frecuencia decimos algo y asumimos que se entiende todo tal y como lo quería transmitir. La asunción es la madre de todas las calamidades en la gestión de proyectos.

No asumas nunca nada, pregunta, pregunta y pregunta. Y después, confirma, confirma y confirma. Hay un dicho americano, que no traduzco… que dice que “when you assume you make an “ass” of “u” and “me”. ¿Se entiende, no?

El Mars Climate Orbiter había sido diseñado para estudiar el clima y la atmósfera de Marte y para ello fue enviado al planeta rojo. Costó millones de dólares, pero la inversión en el proyecto no sirvió para nada y fue directamente a la basura. Una vez allí se perdió totalmente el contacto, hasta hoy. ¿La razón? Pues que fue enviado al lugar equivocado ya que mientras unos científicos estaban trabajando con unidades imperiales, otros lo hacían en el sistema métrico. Año 1998, país, Estados Unidos (sé que estabais pensando en Cabo Cañaveral de Lepe, pero no¡).

Pregunta (qué quieres, para qué lo vas a utilizar,…)

Vuelve a preguntar (dices que necesitas algo como…?)

Asegúrate que ha entendido tu pregunta y tú, su respuesta

Vuelve a preguntar (y esto tiene que ver con…? estaría incluído esto?)

y, después, vuelve a

preguntar,

confirmar,

sintetizar,

aclarar,

preguntar,…

que si no….

Volviendo a hablar razonablemente en serio, el gran problema es que la comunicación se produce entre elementos extraños llamados personas, con tendencia a darnos sorpresas, a ser impredecibles. Y eso hay que tenerlo en cuenta¡.

Y todo ello asumiendo –cuidado…. La palabrita… asumiendo¡¡- que están escuchándonos….

Jefe, sea honesto. Cuando le habla su bien amado project manager ¿No me diga que al tiempo que le escuchaba no estaba pensando en otras cosas que usted debería estar haciendo en ese momento? Si fuera mujer, podría hacer dos cosas BIEn a la vez. Pero en su caso, limitado hombre, solamente puede con una –y no se ofenda, señor director, que lo dice la ciencia….-.

Seguro que según su comprometido PMP le explica sus planes de comunicación, le pregunta cúales son sus necesidades de información durante el proyecto,… no está pensando en lo que le encargado la verdadera CEO (su mujer)  de vuelta a casa y en cómo sacar un rato para jugar al golf el sábado.

¡Si es que no tenemos remedio¡ Tenemos un problema en nuestro cerebro: funciona mucho más rápido de lo que somos capaces de hablar. Así que, como resultado, la mortal multi-tarea.

Y, de nuevo sea sincero, además de todo lo anterior, ¿no está viendo por el rabillo del ojo cómo le bombardean (y usted reacciona) e-mails, llamadas de teléfono, mensajes de texto (espero que a su edad no se enganche a twitter…). Demasiados estímulos para ser capaz de atender a… quién… ¡ah, sí¡ el project manager que está ahí dale que te pego explicándole cosas.

Si es que el mundo en que vivimos hoy en día no hace mucho para ayudar a nuestra capacidad de atención, tampoco. Y, so dicen los estudiosos del cerebro –aplicable a quien lo tenga y lo use- como "consumidores de información" estamos entrenados –casi diseñados- para buscar estímulos constantes que nos diviertan, distraigan,…

Si lo que estamos escuchando no hace ninguna de esas cosas –como es el caso del plan de comunicación que tu PMP, inasequible al desaliento, sigue desgranando- entonces con impaciencia empiezas a buscar algo que lo haga….

Jefe, Jeeefe, JEEEEEFEFE, bueno, …. pues sino me escucha…. lo dejo aquí¡¡