lo que nunca harás al comunicarte con tu jefe, tu cliente, tu....

Pon un PMP en tu Empresa y…

39.       planificará las comunicaciones (6): lo que nunca hará al comunicarse con el resto…

Nos habíamos quedado en que si pones un PMP en tu empresa, lo que nunca, nunca, nunca haría es…

1. Mentir o “manipular la realidad” –que viene a ser lo mismo-

En el mundo real, las cosas van mal por una razón u otra. Las estimaciones van mal, los riesgos, imprevistos surgen, los problemas desconocidos retrasan actividades, algunos miembros del equipo abandonan el barco durante el curso de la ejecución del proyecto.

El director del proyecto no sólo tiene que manejar todas estas “alegrías” sino también comunicar el estado del proyecto a los interesados. Si mantiene bien informadas a las partes interesadas sobre el estado del proyecto, las cosas irán mejor. Pero, cuando la mar viene revuelta y con sorpresitas desagradables… esta tarea se vuelve más difícil para todos.

Algunos gestores de proyectos pueden verse tentados de recurrir a la mentira o maquillar la verdad para que sea digerible para los clientes. Esto no ocurrirá con tu PMP. No porque siga a rajatabla su código de ética personal y profesional como PMP sino porque no es tonto. Y sabe que esto puede funcionar uno o dos veces,  pero no deja de ser pan para hoy y hambre –mucha hambre- para mañana. Solamente la honradez, la verdad logran una gestión de proyectos exitosa en el largo plazo.

Manipular la realidad no sólo complica las cosas aún más, sino que añade otra preocupación más en la cabeza de jefe de proyecto –y como ha leído “Crimen y Castigo” primera obra maestra de Dostoievski- sabe que la mala consciencia no te deja, en el mejor de los casos, dormir bien- .

Por lo tanto, y sin lugar a dudas, por muy apurado que se encuentre, tu PMP nunca mentirá pues sabe que es el mayor pecado (error, si queremos quitarle carga religiosa) en las comunicaciones del proyecto -tanto internas como externas-..

 
2. Subestimar la inteligencia de quien escucha

Dudar de la capacidad de comprensión o de inteligencia de las partes interesadas es realmente grave –y, aunque parece una tontería, a veces parece que se nos olvida-. Pueden no entender las cosas técnicas, la jerga, sólo conocer parte de un proyecto y no tener la visión de conjunto. Pero tu PMP no olvidará nunca que su presencia y opiniones son clave para el éxito del proyecto.

Confiar en ellos, hablándoles de una manera que entiendan y explicarles las cosas una vez más (y otra) cuando se les olvida (tienen muchas más cosas en la cabeza) o no entienden es responsabilidad y tarea prioritaria del project manager: identificar y gestionar las expectativas de todas las partes interesadas.

3. Confundir al personal

Crear confusión en la comunicación es uno de los mayores daños que un project manager puede hacer a su proyecto. Crear el registro de las partes interesadas y la estrategia de gestión de sus intereses y expectativas es sin duda muy importante pero también es importante la forma de comunicar la información.

Un buen director de proyecto preparará bien la información, los datos y evidencias –no va con opiniones o intuiciones- antes de comunicar nada ya de palabra o por escrito. Hablará y escribirá con claridad, sin incurrir en textos farragosos, dando ejemplos, elementos clave para una comunicación exitosa.

4. Usar inadecuadamente los diferentes medios de comunicación

Hay varios canales de comunicación: correo electrónico, reuniones, teléfono, skype, chat, reuniones cara a  cara,…. Un buen gestor de proyectos elegirá el modo adecuado de comunicación para cada tipo de información y de interlocutor.

Cada tipo de comunicación es adecuado para diferentes tipos de información, por ejemplo los mensajes de correo electrónico son ideales para la transmisión de información mientras que las llamadas de teléfono o comunicaciones cara a cara son imprescindibles para discutir temas particulares y, sobre todo, especialmente complejos.

Por que, en esto de la comunicación los errores se pagan y la confianza ganada poco a poco se pierde en un día…