y después de todo, elaboramos el plan de comunicaciones¡

Pon un PMP en tu Empresa y…

40.       planificará las comunicaciones (7): y al final, el plan de comunicaciones

En definitiva y después de marearte, pero es que a tu PMP le gusta que veas la relevancia de cada detalle, te presentará un plan de comunicaciones como debe ser. Porque sabe y así te lo ha hecho saber que las comunicaciones es muy problemática en la gestión de proyectos –demoras en la entrega de información, entrega de información sensible a la parte equivocada,…- y si esto es así es que no se ha empleado suficiente tiempo en la planificación y no se está empleando suficiente tiempo en la fase de ejecución.

El project manager debe tratar de controlar al máximo las comunicaciones si bien es cierto que la experiencia dice que, incluso un buen project manager no podrá controlar más del 80-90% de las mismas. Por ello, es de especial relevancia identificar aquellas en las que no puede cometer errores.

Planificar las comunicaciones implica determinar las necesidades de comunicación y de información de las partes interesadas del proyecto. Debe ser:

·          un plan realizado por el Project Manager

·          pensado meticulosamente y formalmente escrito

·          teniendo en cuenta los activos de los procesos de la organización (políticas y procedimientos preestablecidos para las comunicaciones dentro de la empresa)

·          teniendo en cuenta los factores ambientales de la empresa (su cultura, su organización, las tecnologías habituales,…) y cómo pueden afectar al sistema de comunicaciones establecido

·          considerando los registros históricos de proyectos anteriores, lecciones aprendidas que puedan facilitar el plan y reducir los riesgos de cometer errores ya cometidos

Un buen plan de comunicación debe incluir los siguientes elementos:

·          los requisitos de comunicación de los interesados y la información requerida

·          el motivo, plazo y frecuencia de esa información

·          las personas responsables de autorizar la divulgación y de comunicar la información

·          las personas o grupos que recibirán la información y mediante qué métodos y tecnologías

·          los recursos asignados para las tareas de comunicación

·          la cadena de mando y el proceso de escalación para la alaboración, revisión, aprobación y envío de la información y la información que puede llegar según el nivel de mando.

·          Las normas internas en materia de comunicación (restricciones generalmente derivadas de una legislación o normativa)

·          Los procedimientos específicos de cambio para actualizar el plan

En síntesis,

El project manager tendrá claro:

·          Quién debe saber qué,

·          Para qué lo necesita,

·          Cómo hay que decírselo,

·          Cuándo necesita saberlo

·          Cómo (digital, por escrito,…)

·          Qué debe quedar documentado

Para, de esta manera,

·          Mantener informadas a las personas interesadas

·          Sobre los temas adecuados

·          En el momento necesario

·          Para que tomen las decisiones más acertadas