Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…8. Y realizará estas tareas para no dejarse nada ni nadie clave ya en el minuto 1 de partido (2)

8.   Y realizará estas tareas para no dejarse nada ni nadie clave ya en el minuto 1 de partido (2)

b.  el registro de las partes interesadas

¿En qué consiste? Muy fácil (para un PMP, claro), pero puede que, a veces, trabajoso y tedioso, pero necesario como nada en un proyecto: identificar todas, repetimos, todas las partes interesadas en el proyecto. ¿Dónde? ¿Cómo?

Vamos por partes porque, aquí se está preparando la alineación, masajistas, presidente del club, entrenador, jugadores, fichajes… y cómo te dejes alguno y que, encima, tenga algo importante que decir y que, encima, tenga poder,… la c……. Burt Lancaster¡¡

Esto se hace muy al principio porque la capacidad de las partes interesadas para influenciar (echarte una mano o echarte una mano al cuello) las características finales del proyecto es máxima al inicio del proyecto y mínima al final. Y para ello, tu incansable y bien preparado y armado con la paciencia del santo Job, analizará las necesidades, deseos, expectativas (tono suena vaporoso, intangible,…) y las convertirá en requerimientos (que se ven, se tocan, se usan,… se cobran –si los has cumplido, claro-.

Cuanto mejor haga esto, menor problemas tendrá después. Como dicen en la Pérfida Albión “An ounce of prevention is worth a pound of cure” y que, en castizo decimos “más vale prevenir que curar”. Cuanto mejor la haga menos inclusiones imprevistas se producirán durante la ejecución del proyecto, nadie podrá decir “¡¡es que no me avisasteis!!”

Tu PMP buscará personas u organizaciones que:

·          tengan intereses creados entorno al proyecto

·          y puedan estar activamente implicadas y trabajando en el proyecto

·          o que deban suministrar entradas o recibir resultados del proyecto o alguno de sus procesos

·          o que tengan algo que ganar o perder como resultado del proyecto

·          o que, simplemente, ven que les van a sacar de su zona de confort (y eso duele…)

Berman (2010, PMI) –tu PMP se habrá leído sus obras completas segurísimo, no te preocupes- los divide en un bonito artículo -que simplifico mucho-:

·          los activadores- los que montan y tiran del carro,

·          los disidentes –los que ponen chinas en el camino

·          los pasajeros –los que, bueno, si ha de hacerse se hace,…para eso estamos

·          los conductores –los que conducen el carro y echan una mano a los activadores

y tu PMP conocerá su sabia conclusión –qué capacidad de síntesis la de Berman con lo barroco que soy yo-:

·          que tiene que tener cuidado porque las partes interesadas y su influencia no es fija

·          que unos pueden pasar de pasajeros a disidentes, otros de disidentes a otra empresa,…

·          que el PMP debe tratar de que el carro avance hacia donde está previsto buscando la guía de los activadores, trabajando codo a codo con los conductores y buscando pasajeros influyentes que le echen una mano para que los disidentes se vayan subiendo al carro.

Sabiendo todo esto, para cada todos y cada uno de los interesados, repetimos, para cada todos y cada uno de los interesados, indagará

·          qué esperan del proyecto,

·          cómo creen que debe ser,

·          cómo consideran que debiera abordarse,

·          qué interés tienen en el proyecto.

·          qué temen del proyecto,

·          qué….

Y Escucharles, escucharles y escucharles.

Y Preguntarles, preguntarles y preguntarles.

Y Confirmar que el PMP y cada una de las partes entrevistadas han entendido lo mismo.

Y Repetimos, confirmar que ambas partes han entendido lo mismo. Que se van a su sitio con la misma idea en la cabeza.

Pero, en esto, nuestro project manager es un fiera. No da nada por supuesto, no asume que nada haya sido comprendido a la primera –no porque dude de la inteligencia del interlocutor sino porque se acuerda de lo que decía G.B. Shaw, “el mayor problema de la comunicación es la ilusión de pensar que ha ocurrido”.  Y utilizará sus artes de escucha activa, confirmando lo oído, poniéndolo en otras palabras, repitiendo hasta la saciedad “entonces, ¿ los que usted quiere/necesita/tema es…?