Pon un Project Manager Profesional (PMP) en tu empresa y tendrá claro que, una vez definida la necesidad del proyecto éste tiene 5 grupos de procesos, todos ellos importantes y ninguno, salvo que quieras jugar a la ruleta, hay que saltárselo –y te garantizo que tu PMP no se dejará convencer así porque sí-: inicio, planificación, ejecución, supervisión y control y cierre del proyecto:
Como buen PMP sabrá también que un proyecto no es algo lineal que, entra por una puerta, se trabaja, y sale por la otra puerta sin cambiar nada, sin contratiempos, sin problemas, sin mejoras, sin sustos; y sabrá que estos cinco grupos de procesos, aunque parezcan sencillos y muy lineales, forman un conjunto iterativo dentro de cada grupo y entre grupos de procesos.
Tu PMP estará muy atento, es su trabajo, lo tiene claro -y le pagan (no lo suficiente) por ello- a todas las iteraciones y muy especialmente a las que se producen entre grupos de procesos que se presentan en el esquema anterior en líneas discontinuas.
Nuestro hombre se desvelará por cumplir lo establecido y para ello estará atento al avance del proyecto, el desempeño en cada área e identificará las variaciones que se produzcan:
· Si se requieren cambios que no afectan significativamente a la planificación (retroalimentación) se documentan y se sigue adelante sin incordiar al jefe, a tí, a quien va dirigida esta serie, porque le has contratado para que evite y, si no es posible, resuelva los problemas sin creártelos a ti (así tu te dedicas a otras cosas más importantes como buscar nuevos negocios, nuevos socios,… ya comiendo ya jugando al golf con quien corresponda).
Porque tanto él como tu sabéis que una organización es más sana y funciona mejor cuando se resuelven los problemas en el nivel más bajo posible, preferentemente en el que se han creado.
· Si se detectan necesidades de cambios que lleven a ajustar la planificación inicial, no pasa nada. El resto puede ponerse nervioso pero tu PMP, no. Ya nos avisó Charles Darwin –o por lo menos a los project manager profesionales nos lo dijo personalmente tras darnos el disgusto de decirnos quien era nuestro tatatata… …rabuelo- que no son las especies más fuertes las que sobreviven, ni siquiera las más inteligentes, sino las que tienen mayor capacidad de adaptación al cambio.
Aunque el proyecto esté bien planificado –de los no planificados ni hablamos- ¿Has trabajado alguna vez en un proyecto que sus premisas, objetivos, responsables,… no hayan cambiado durante el proyecto? Entonces, ¿Por qué sorprendernos, enfadarnos, y frustrarnos cuando algo cambia en el proyecto?
Tu ya casi imprescindible PMP, antes de asustarte con el cambio y ponerte nervioso quizás sin necesidad –como seguro que harán los bomberos de tu empresa a los que les encanta encender y apagar fuegos para que se les vea que trabajan mucho (se les suele reconocer hablando por el pinganillo a todas horas, por los pasillos, son inconfundibles),
o cuantificará las consecuencias del cambio sobre el proyecto –sobre todo el proyecto: su plazo, su coste, sus riesgos,…-
o aplicará el protocolo que habrá definido, que habrás aprobado y que os valdrá para el resto de proyectos –con las mejoras que vayáis introduciendo con lo que aprendáis de cada proyecto- para gestionar bien los cambios
o y tomaréis la mejor decisión posible -o al menos de forma sistemática y con todos los datos (errar es de humanos, pero si encima no tienen datos….)- habiendo realizado un análisis completo antes de tomar una determinación sobre si realiza o no el cambio.
Ah¡ y sin olvidaros de informar a quien debe estar informado y a seguir trabajando que el proyecto no para.
· Siempre cabe, no es lo habitual, pero puede ocurrir –c’est la vie¡- que durante el desarrollo del proyecto se vea que las condiciones que lo hicieron viable, oportuno, estratégico para la empresa cambien o que el cliente, -siempre impredecible- decida durante su ejecución que ya no le interesa continuar, que el proyecto hay que redefinirlo, que ha aparecido una nueva tecnología y el proyecto hay que replantearlo con ella.
En este caso, si cambian las propias bases del proyecto -el acta de constitución que veremos otro día- estamos ante un nuevo proyecto. El que tenemos entre manos debemos cerrarlo según el proceso de cierre establecidos en el contrato con el cliente y los de cierre que tenga definida la empresa -si no los tienes, tranquilo, los tendrás con el primer proyecto que encargues a tu PMP, porque éste sabe lo importante que es cerrar bien un proyecto y no salir corriendo a por otro-.
Pero no hablemos de cerrar el proyecto que todavía no lo hemos empezado…
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