Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…9. Y realizará estas tareas para no dejarse nada ni nadie clave ya en el minuto 1 de partido (3)

  

c.  seguimos con las partes interesadas (pero es que son MUY importantes)

Y todo ello antes de que empiece el proyecto ya que, cuanto más tarde se identifiquen, más problemas y más gordos.  

Si tu gente se deja una parte interesada en el proyecto sin identificar (o la ha identificado pero no ha captado bien sus expectativas, sus requisitos,…) y aparece a mitad de la ejecución preguntando cándidamente “¿Pero porqué no habéis incorporado… …si es fundamental para que luego en la fase de operación podamos…? … es que hay que cambiarlo o no valdrá para nada…”.

En ese momento se acordará del malhadado día en que por empezar a “trabajar” pensaste que los temas de mantenimiento te los conocías razonablemente bien y no operaciones. A los PMP también les pasa, pero menos, porque tienen sus plantillas y listados de partes interesadas que guardan de proyectos anteriores y que van enriqueciendo con estas omisiones (errores se llama a lo que les pasa a otros)  para repasar que no se deja a nadie.

Como los Reyes Magos viven en casa y el presupuesto no llega para todos, de la revisión de las necesidades, requerimientos, sugerencias, expectativas,… de las partes interesadas se deberá seleccionar las prioritarias.

Y cómo las priorizamos?. La tríada Tiempo-Coste-Plazo no permite juegos de magia.

Pues, como dirá tu PMP ( o mi hija), ¡Chupadico!

Evaluando el potencial impacto que su apoyo o rechazo puede tener en el desarrollo exitoso del proyecto:

·          Quien nos la puede liar parda y quien puede simplemente molestar.

·          Quien manda y quien manda menos o nada –pero nos la puede jugar…-.

Sería grave para un project manager atender las solicitudes de un interesado con poca influencia y autoridad y que cuando aparezca el realmente importante, se deba rehacer trabajos ya avanzados con el siguiente coste, retraso y conflictos.

Tu PMP te presentará:

·          una lista con todas las partes interesadas (en ella estarás tú y estará él, y estarán personas que ni si te hubiera ocurrido que convenía ver “qué pensaban”).

·          una estrategia individualizada para los interesados como más relevantes. Será un documento que indique cómo gestionar a todos estos individuos o grupos –en este caso, al agruparlos, pudiendo mejorar la eficiencia en los recursos y dedicarles menos tiempo- para que, de forma proactiva, el project manager vaya analizando posibles problemas o conflictos durante la ejecución.

Además, estos PMP valen para todo¡ sabe que, además de potenciales riesgos, las partes interesadas son activos importantes para el proyecto, y buscarán su apoyo cuando sea necesario.

A los que no se pueda hacer caso, ….

·          se les informará –aquí se ve la asertividad de un buen comunicador, cuando hay que decir que no- de aquellos requerimientos que no han sido atendidos y las razones del rechazo de tal manera que tengan claro que se ha estudiado su propuesta pero, dentro del resultado final, no estará ese requisito solicitado.

·          eso sí, dando por seguro que lo intentarán… más tarde… en otro momento… cuando estemos despistados… cuando en el barullo de la ejecución bajemos la guardia…

Menos mal que el PMP les enseñará el acta de constitución, la lista de requerimientos aprobados que guardará lista y actualizada y les dirá “¡pues va a ser que no¡”O dicho más fino, “¡No, porque no está ni en el Acta de Constitución ni en el Enunciado del Alcance del Proyecto y además aquí puedes ver cómo en la lista de requerimientos se decidió no hacerlo por esta y esa razón!” Y se callará…. hasta la siguiente….

Dnl, Pamplona, 22 Noviembre