Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…10. Y ya que sabe qué tiene que hacer y a quién no debe olvidarse, planificará (es un experto).

Si pones un Project Manager Profesional, PMP en tu empresa, una vez que sabe

·          qué tiene que hacer,

·          qué no debe olvidar,

·          con quién tiene que contar

·          y, sobre todo, para qué sirve su proyecto,

no hará como los demás yi se pondrá como un loco a hacer llamadas, a trabajar, a empezar a hacer cosas, valgan o no para el proyecto.

No. Aguantará la presión y tu aliento en su nuca porque sabe que toca pensar o reflexionar o planificar (que, aunque algunos atolondrados consideren que es una pérdida de tiempo, es la mejor inversión que se puede hacer y redundará en menores costes, menores plazos y mayor calidad del trabajo –eso sí, sin llegar a la parálisis por tanto análisis-).

En esta fase el project manager tiene que tener claro que gestionar un proyecto no consiste en hacer un bonito diagrama de barras, que cumpla con la fecha en la que amablemente le ha pedido el director que esté (aunque no se lo crea ninguno) y empezar “a ver qué pasa, ya iremos viendo”.

Planificar engloba bastante más que eso. Una planificación es mucho más que pensar en cómo voy a lograr entregar “eso” que me ha pedido el cliente para “mañana”. Un PMP sabe que planificar un proyecto implica planificar:

·          El alcance: Estimar el trabajo que necesita hacerse en el proyecto. Asegurarse de que nuestro servicio o producto tiene todo lo que se dijo que tendría y que no tenga nada que no deba tener para que se ejecute de la manera más eficiente.

·          El tiempo: Estimar el tiempo que llevará hacer todo el trabajo y el orden en que se van a hacer las diferentes actividades y cómo vamos a controlar que no se nos vaya el plazo tratando de que todos los hitos se cumplan en plazo.

·          El coste: Saber cuánto cuesta el proyecto, cuánto y cuándo hay financiar del proyecto, ver la manera de asegurar que se invierte correctamente y que no se producen desviaciones significativas.

·          La calidad: Documentar la manera de trabajar tan eficientemente como sea posible sin cometer errores en el producto y, en caso de producirse, detectándolo cuanto antes para que las acciones correctivas y los impactos sean lo menor posibles para lograr entregar el producto o servicio que cumpla las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas, muy especialmente el cliente.

·          Los recursos humanos: Estimar los recursos humanos necesarios (cantidad, perfiles y tiempos), ver cómo poner al equipo a trabajar ayudando y motivándole y cómo se van a resolver conflictos que puedan surgir y cómo se va reconocer y recompensar el trabajo bien hecho.

·          Las comunicaciones: determinar los requerimientos de información y la forma de asegurarse de que todas las partes interesadas saben lo que necesitan saber para cumplir su función adecuadamente; esto es, manteniéndolas informadas con la información adecuada en el momento en que la necesitan para tomar las mejores decisiones en el ámbito que les compete.

·          Los riesgos: Planificar cómo se va a proteger el proyecto de cualquier evento negativo que pueda ocurrir o aprovechar las oportunidades que surjan y gestionar el riesgo u oportunidad con el plan de respuesta previsto cuando aparezca.

·          Las adquisiciones: identificando los trabajos que se realizarán externamente, encontrando contratistas y proveedores que ayuden a hacer bien el trabajo y estableciendo las reglas de funcionamiento a través de as condiciones y términos del contrato y la comunicación entre los responsables de la empresa y el proveedor.

·          La integración: o coordinación general de todas las áreas citadas. Aunque se ha colocado en último lugar es precisamente la planificación más importante de todas. Es la que documenta la forma de trabajar diaria del project manager para lograr que las planificaciones parciales tengan coherencia y permitan en la fase de ejecución un seguimiento coordinado y enfocado en todo momento a los objetivos establecidos.  

Sabiendo que planificar es mucho muchísimo más que una diagrama de barras presentado en bonito con microsoft project o similar, pasaremos a ver cómo proceder en esta fase tan vital del proyecto (y que, por desgracia, tan poco valoran los responsables y, lo que es peor, sus jefes que piensan que pensar o planificar no es trabajar). Pero, reposemos todo lo que implica planificar un poryecto.