Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…5. Empezaréis el proyecto "comme il faut"

5.       Empezaréis el proyecto comme il faut -que diría Sarkozy el Grande (en poder, no estatura)-

Seguramente como socio o director o ambas cosas de la empresa, no sabrás que el project manager profesional, PMP, puede referirse a ti en sus papeles como patrocinador o incluso sponsor. No te apures. Ni te mosquees. No es snobismo. En su jerga es “Quien Manda” ya sea el Cliente, ya seas tú como Director de la empresa que lanza el proyecto, ya seas tú como responsable de la empresa ante el cliente. En definitiva, quien pone la pasta  -y quien la pone, manda-.  Cuando te llame patrocinador o “sponsor”, tómalo como un halago (y como una responsabilidad).

El cliente que te contrata o tú como director de la empresa habréis detectado una necesidad de negocio y habréis visto que es viable, que es rentable y que está en concordancia con la estrategia marcada por la empresa. ¡Perfecto¡ Si el Banco no dice lo contrario, ¡tenemos un proyecto¡

En este caso, el cliente o tú prepararéis un documento –el PMP, ya sabes que toda disciplina que se precie debe tener su jerga incomprensible-  que llamará “acta de constitución” o “project charter (si va a clases de inglés)”-.

Este documento, cuidadín, cuidadín, es muy pero que muy importante. Da (a) luz al proyecto. El proyecto existe en cuanto se prepara y firma por ambas partes –cliente y proveedor-. No antes. Antes no se dedica un euro él. De hecho, implica

·          la aprobación para comprometer recursos de la organización en el proyecto,

·          nombrar al project manager responsable de sacarlo adelante y definir sus atribuciones.

·          Repetimos,  definir sus atribuciones: en qué tiene capacidad de decisión, en qué no, en qué y sobre quién tiene autoridad y en qué no y sobre todo cúal va ser su relación con los todopoderosos reyes de taifas…. esto… jefes de departamento, quería decir-

·          y le da vía libre para que empiece a pensar (he escrito pensar, no trabajar, porque pensar es “dos veces trabajar”).

“……Y Tarari, tararí¡¡¡¡ en este preciso instante el responsable del proyecto, tu enérgico y trabajador técnico oye el pistoletazo de salida y empieza rápidamente a trabajar, a pensar cómo hacerlo, … antes incluso de entender claramente QUÉ tiene que hacer…. Qué remedio, siente el aliento del jefe en la nuca y el plazo en rojo chillón en su calendario…… “

Tranquilo, eso era antes. Cuando tenías un magnífico técnico pero sin formación en gestión de proyectos. Un PMP está hecho de otra pasta y, si no lo está, lo disimula –y entrena para acabar estándolo –qué remedio- . Porque sabe -lee mucho y se forma y aprende constantemente- que la primera razón por la que los equipos no cumplen sus objetivos es… …¡¡porque no los tienen claros!!. O, en el hipotético caso de que los tengan, y hasta parezcan claros, cliente, patrocinador (permíteme ya que te llame así con confianza) y project manager los entiendan de una manera diferente.

Y los errores de alcance en esta fase embrionaria del proyecto, se pagan muy, pero que muy caros (los finos lo llaman el “coste de la no calidad en la fase de desarrollo” –los menos finos “pifiarla nada más empezar”-).

En estos primeros pases del baile, conviene estar atento a no dar un traspiés.

Si pones un project manager profesional en tu proyecto, te aseguro que se lo tomará muy en serio, muy en serio, consciente de que dejarse algo gordo, olvidarse de alguien importante en esta fase, dolerá mucho mucho cuando la nave esté en marcha.

Antes de mover un dedo, buscará algunos documentos importantes –tranquilo, si no los tienes, el PMP los preparará e irán sirviendo para otros proyectos completándose con los errores (llamémosles lecciones aprendidas que duele menos) cometidos en cada proyecto y haciendo que tu empresa tenga una base de conocimiento por escrito (los finos la llaman explícita) y no en la cabeza de los empleados que un día de dejan tirado (¡ingratos¡)  y se lo llevan consigo . Verba volant, scripta manet (que traducido directamente del latín es: que se vaya pero que lo deje todo escrito para que el siguiente project manager no cometa los mismos errores¡).

¿Cuáles serán esos documentos?

·          La cultura de la empresa, algo que nunca sabe bien uno que es pero que un buen profesor lo definió “como la forma en se hacen las cosas aquí” y que lleva implícitos valores, formas de vestir, formas de comunicarse, importancia de la jerarquía o no,…

·          Los activos de los procesos de la organización que abarcan planes, políticas, procedimientos y directrices ya formales ya informales, las bases de conocimiento de la organización, lecciones aprendidas e información histórica,… y que tu PMP sabe perfectamente que se dividen en dos categorías:  

Procesos y procedimientos: 

cómo trabaja la empresa, los sistemas que ha desarrollado para hacerlo de una forma homogénea y cada vez más eficiente, políticas y procedimientos de calidad, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y criterios estandarizados para la medición del desempeño técnico, plantillas de trabajo para actas, informes, estructuras de desglose de los trabajos, registros de riesgos, procedimientos de control de cambios, procedimientos de control de riesgos,…

Si ya existen, el project manager no perderá el tiempo en inventar la rueda. Utilizará los existentes y el tiempo ahorrado lo dedicará a adecuarlos bien al proyecto concreto

Base corporativa de Conocimiento:

Que recogen toda la información de proyectos anteriores y que permite una mejora continua mediante su uso en futuros proyectos como son bases de datos de mediciones de procesos y productos, archivos de proyectos,  bases de conocimiento de lecciones aprendidas, de gestión de los problemas y defectos, de las soluciones adoptadas y los resultados obtenidos

Y con todo ello, se lanza a dar los cinco pasos necesarios e imprescindibles para, repito, no dejarse algo gordo u olvidarse a alguien importante, nada más empezar…

Descansamos y entonces sí que iniciamos el proyecto… (¡que ya lo hemos empezado, eh? Todo lo anterior es imprescindible para el proyecto)