Pon un PMP en tu Empresa y…15).Creado el armario, trabajará en sus contenidos: 1º, Planificar el QUÉ con más detalle (3) la EDT (WBS)

c)   Crear la Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) y su Diccionario

Tu incansable project manager profesional, cuando el resto ya estén quemados ….por ponerse a trabajar con lo que tienen….. que ya está claro, ………que se nos va a echar el tiempo encima….. que ya iremos viendo…… si total luego viene el cliente o el jefe con sus caprichitos… 

Tu project manager profesional, sereno, preguntará “¿Cómo se come un elefante sin atragantarse?”

El resto le mirarán con cara de pirado, pensando, a este la certificación le ha sentado mal. Sereno, responderá:

“Cortándolo en trocitos”

Y ese momento, tú y tus técnicos estándar haréis una votación a mano alzada sobre si le echáis (lo más probable) o le dais una oportunidad más (arriesgada, pero sabia decisión).

Efectivamente un gran proyecto se nos puede atragantar, puede aturullarnos y dejarnos bloqueados pensando (como el elefante) “¡si es que es tan grande…¡”

Dale una oportunidad a tu PMP antes de extender tu brazo de césar romano y señalar hacia abajo con el pulgar (o con el índice a la puerta…-como versión moderna y menos drástica que los leones-).

Si se las das se juntará, con su equipo y hará una de las cosas que más une, cohesiona, compromete a un equipo -“de alto rendimiento” como los llaman ahora como si fuera el motor de los Red Bull de F1-. ¿El qué? ¿Irse de copas? ¿Poner a bajar de un burro al jefe? ¿… -póngase otras ocurrencias…-?

Pues, No. Hacer juntos la EDT, dividir nuestro proyecto-elefante, más e menos complejo, en partes más manejables, más pequeñas, más reconocibles, que sepamos cuando empiezan y cuando se pueden dar por acabadas, que cuando las vayamos acabando podamos tacharlas -¡¡qué gusto da tachar una actividad ya acabada…¡¡¡- .

De arriba abajo. Del título del proyecto a sus fases del ciclo, de las fases a los entregables (aparato, informe, programa, equipo,…) y de ahí, a actividades más pequeñas. Pero alto ahí, sin pasarnos. Paremos cuando veamos que ya es fácil estimar recursos, tiempos y costes necesarios.

Los entregables o actividades que aparece en la EDT aprobada son los realmente necesarios y los que se abordarán en el proyecto. Los  que no aparecen, no forman parte del proyecto. Y no hay más que hablar –una vez formado por ambas partes, claro está-.

Como las paquetes de trabajo de la EDT son cajitas con un nombre para ello creará el Diccionario de la EDT que contendrá la descripción de en qué consiste exactamente esa actividad, sus relaciones con otras tareas, el responsable y los recursos estimados,…

De esta manera, si durante la ejecución del proyecto hay dudas sobre el significado de una actividad, un paquete de trabajo, un entregable, ¿dónde buscaremos su significado? ¡En el Diccionario¡ -pero en el de la RAE que, cualquier día y después de unas copas, se sientan en el sillón con la letra que le corresponde y comienzan un “brainstorming” –seguro que acabarán aceptando esta palabra- y acaban con que la “y griega” debe llamarse así o llamarse “ye” o hacen horas extras para decidir si aprueban por “quórum” o “cuorum” el “guión” ahora “guion” de la película y nos cambian el proyecto que pasará a llamarse proiecto.

Frente a lo que ocurre con la REA (que ahora, cuando diga que “voy solo al cine”, tendré que aclarar si es que es lo único que hago en esta vida –ya me gustaría- o que simplemente no voy acompañado –todo por quitarse la tilde de encima -), tu Diccionario de la EDT será claro, conciso y al grano: qué hay que hacer y quién tiene que hacer cuándo una actividad concreta.