Tendremos una idea razonablemente clara de en qué consiste la comanda. Pero, el project manager, siempre tan meticuloso y ordenado, con la estructura de desglose de trabajos que tiene delante y que le indica a él y a todo el que quiera entender qué está incluido y que esta excluido del trabajo, que lo que no aparece en la EDT, NO ENTRA PARA EXAMEN, por mucho que luego se empeñen algunos persistentes interesados, hará junto contigo, si tienes un rato, una primera valoración de qué se va a poder hacer dentro de la casa y qué habrá que “sacar fuera”, subcontratar.
El project manager verá si en la empresa tenéis los recursos necesarios o si los tenéis pero están hasta arriba con otros proyectos, o los tenéis y están disponibles pero no lo suficientemente preparados para determinadas tareas muy especializadas y críticas en el proyecto con las que conviene no jugársela.
En algunos casos será una decisión puramente económica, la pela es la pela, y valorará el coste de ambas posibilidades ya que estemos, como dice el dicho, desvistiendo un santo para vestir a otro (los franceses más precisos nombran a los santos protagonistas: “déshabiller Pierre pour habiller Paul“) y darse el caso de que los ahorros logrados por subcontratar el trabajo acaben siendo menores que el coste asociado a las labores necesarias para la gestión y supervisión del trabajo del subcontratista.
En algunos casos, para que nadie “copie”, por haber material sensible, conocimiento interno (know-how es más chic, pero…) e implicar tratar con información y procedimientos internas sensibles, se hará dentro sin dudarlo.
Una vez decidido que una parte del trabajo va a ser subcontratada, ya sea un bien, un servicio, horas, programas, tuberías, tuberías colocadas,… se deberá ver qué tipo de contrato utilizar. Y esto, bien lo sabes tú y bien lo sabe tu project manager profesional, hay que elegirlo bien porque como te equivoques, el “contra-ti-está”, otras veces llamado contratista a secas puede sacarte hasta los higadillos.
El tipo de contrato que dependerá de qué es lo que se va a adquirir, de lo claro que tengas el trabajo (lo bien definida que tengas desglosada en la EDT la parte del trabajo a subcontratar), de las posibilidades o ganas que tengas de dedicar gente y tiempo a estar detrás del contratista (porque cada tipo de contrato requiere un diferente nivel de supervisión y gestión del contrato), si se quieren establecer premios y/o castigos por buenos desempeños o incumplimientos respectivamente o los estándares y buenas prácticas con las que se trabaja en el sector implicado (y hay algunos donde hay que cuidarse muy muy bien las espaldas).
Básicamente son tres las categorías de contrato: de precio fijo, de costos reembolsables y de tiempo y materiales:
los contratos de precio fijo,
se utilizan cuando se tiene muy claras las especificaciones del producto o servicio y un alcance muy muy bien definido. En este caso, una vez firmado el contrato, y si realmente tú u tu project manager habéis dejado bien atado lo que está incluido y lo que no, el problema lo tiene el adjudicatario –en caso de que tenga costes no previstos-. Se quejará, seguro, pero…. ¡las reglas estaban claras para todos! Y como buena empresa, quizás debieras haberte guardado alguna reserva por si…
de tiempo y materiales
Si necesitáis iniciar inmediatamente un trabajo que no requiere una gran especialización –es más, lo que se quieren son brazos- probablemente elijáis un contrato de Tiempo y Materiales (Time & Material or Unit Price, lo puede llamar el listo de tu project manager, pero déjale, alguna vez tiene que sacar sus palabros).
De coste reembolsable
Por último, si como en el caso anterior, el alcance real del contrato no está claro y no se pueden estimar los costos de forma exacta (proyectos de investigación y desarrollo, tecnologías de la información –éstos informáticos que no saben lo que quieren…-,…), no te la puedes jugar a un precio fijo porque de cada ambigüedad, el contratista sacará el disfraz de “contra-tí-está” y te sangrará relamiéndose de gusto.
En este caso, elegirás una de las diferentes modalidades de contrato con Coste Reembolsable en el que le pagarás vendedor los costes legítimos y reales en que incurra para completar el trabajo más los honorarios correspondientes al beneficio del vendedor. Eso sí, aquí no vale, como en el de precio fijo, firmar el contrato y echarse en el sofá. Aquí hay que estar encima de cada factura porque en este caso, cuando más cuesta el contrato, más beneficios puede obtener el contratista en algunas modalidades.
Fuera de bromas, en cualquier caso y en cualquier tipo de contrato, te conviene describir bien el alcance del trabajo a subcontratar, por ti y por el contratista –porque éste, si le van mal las cosas repercutirán en el proyecto-.
Por eso, si tienes un project manager en tu empresa tratará de reflejar bien bien bien el alcance del trabajo que deberá realizar el adjudicatario del contrato indicando qué elementos de la EDT (y cuyo contenido, acuérdate debe estar bien bien bien descrito en su diccionario).
A nadie gusta reñir (bueno, quizás sea mucho decir…) y a todos nos gusta el gana-gana (estoy de los más generoso con el género humano hoy… -claro es que pienso en los project managers profesionales que son de otra pasta…- ) así que por el bien de ambas partes y para evitar malentendidos y conflictos, tu project manager y el project manager profesional del contratista (pongo esto porque me imagino que llegado este punto ya solamente trabajas con empresas serias que tienen este perfil de personas al frente de sus proyectos) el contrato deberá ser todo lo claro, preciso y conciso posible e indicará explícitamente todas las actividades que están incluidas y todas las que están excluidas.
Lo que entra y lo que no entra en el examen (final de aceptación del producto),
Lo que entra y lo que no entra (tabla de inclusiones y exclusiones),
Lo que entra y lo que no entra (hasta el número y periodicidad de reuniones e informes que debe hacer),
Lo que entra y lo que no entra.
Le repito porque como se nos olvida siempre…
Lo demás, como dice mi hija, chupadico, se prepara un paquete con el enunciado del alcance del producto o servicio y una copia del contrato de compra a los interesados, y se les dice si queréis
· un precio total ofertado,
· una propuesta detallada
· una oferta de precios unitarios de las diferentes unidades previstas en el contrato.
Y podemos seguir con el siguiente paso que es pensar quién en la empresa hará el resto del trabajo… pero eso en un par de días, que solo pensar comprar –sobre todo a los que tenemos el cromosoma XX (que es como se nos quedan los ojos después de ver tres escaparates) me deja agotado.
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