Pon un PMP en tu Empresa y…A poner post-it por la pared…. ¡¡

Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…

1.       Planificará el plazo , si le dejas tiempo… (2) A poner post-it por la pared….

Una vez lista “la lista”, con su equipo y preguntando a todo aquel que pueda echarle una mano (nunca te enfades porque tu project manager te ha haya salido preguntón, los project manager profesionales son todos así, vienen de serie preguntones porque no dan nada por supuesto y su humildad no fingida les hace echar mano de todo el saber y el conocimiento que se ponga a tiro), se pondrá a definir el orden en el que van a ejecutarse las actividades y las relaciones que existen entre ellas.

Esta fase, detallada y meticulosa, hará aflorar la paciencia y solidez de la tortuga que lleva dentro, para que cada actividad e hito se conecten al menos con una actividad predecesora y una sucesora -siempre realizando las conexiones entre los elementos de menor nivel, nada de unir tareas resúmenes-.

El resultado que obtendrá será….

2) … el Diagrama de Red

(“Network diagram” para Prince Charles y Camilla Parker Bowles –los project manager también leemos la prensa rosa… ¡nadie es perfecto¡-)

que no es sino una representación esquemática de las actividades y las dependencias o relaciones lógicas entre sí definidas.

Te lo enseñará y ya está…. tú tan contento…

Pero no, esto les bastaba a los técnicos que tenías antes, a un buen project manager, no. NUNCA te entregará un gráfico, un diagrama, una estimación sin unas hojitas adjuntas en que haya documentado el proceso seguido y la justificación de aquellas relaciones que, por no obvias o habituales, conviene dejar claras las razones de la interrelación.

Y lo hace por tres razones:

·          Porque tiene muchas cosas en la cabeza y prefiere confiar en el negro-sobre-blanco y no llenar su memoria de datos que le impidan dedicarse a pleno rendimiento a cosas de mayor enjundia… y no quiere pasar por despistado.

·          Porque que es un tipo generoso. Que sabe que, si le echas porque te cansas de él y sus recetitas, otro pobre project manager o como le quieras llamar, llegará, cogerá el proyecto y estará encantado de saber que su antecesor tuvo el detalle de dejar escrito de dónde salió ese diagrama y podrá dar su opinión y, si procede, ¿por qué no?, mejorarlo.

·          Porque, como puedes ver, no es nada rencoroso…

Un aviso te tengo que dar, no te extrañe que llene la pared de su despacho (si no has sido tan generoso como para dejarle una “war-room” para el proyecto) de post-it, la herramienta tecnológicamente más avanzada para ver las actividades de un proyecto y buscar relaciones entre ellas.

Y tras este alarde, se pondrá a estimar…

3) los recursos necesarios para ejecutar cada actividad –personas, lápices, equipos transformadores, PCs…-.

Tu project manager y su equipo estimarán

·          el número y tipo de recursos necesarios para realizar cada actividad

·          y cuándo quiere que se incorporarse al proyecto para evitar que en ese momento estén a otra cosa

Y, como siempre, de forma ordenadita y documentada, te entregará:

·          Los requisitos de recursos de la actividad con un detalle que dependerá del proyecto, de la complejidad de las tareas, de la inmediatez y cantidad de datos de que se disponga.

Cuidadín, cuidadín,… será muy importante documentar –repetimos- documentar las hipótesis y supuestos a la hora de estimar esas necesidades de recursos (rendimientos, personal considerado, fecha disponible,…) porque el proyecto puede ser largo –y convenga refrescar las hipótesis de partida- o porque pueda retomarlo otro –Dios no lo quiera que sea porque has echado- project manager y, al revisar el estado del proyecto y hacer un primer análisis de riesgos, necesite tener esa información disponible.

·          Estructura de desglose de recursos que no es sino una estructura jerárquica de los recursos por categorías (mano de obra, material, equipos, suministros,…) y tipos de recursos (experiencia, formación, capacidades,…) que servirá para organizar y comunicar la utilización prevista de recursos.