Y ahora, ¿con quien hago el proyecto? No con cualquiera...

Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…

17.       Tras ya saber lo que quiere, verá quién lo puede hacer: (1.) su equipo de proyecto

Pon un project manager en tu empresa y, tras dejar claro lo que hay que hacer,

·          definirá lo que se “saca fuera” que vimos en el último post-

·          y lo que se hace en casa.

Para ello, y como le dicta su ADN de PMP, tu project manager antes de hacer nada, piensa cómo lo va hacer (piensa lo que vas a hacer, haz lo que has pensado, mientras lo haces piensa si hay algo que mejorar). Nada hay más simple, no hay otra norma.

Así que antes de

·          empezar a llamar a técnicos y directores funcionales de la casa para avisarles que empieza la fiesta

·          que se vayan poniendo nerviosos –yo lo llamo “acelerar con el freno de mano puesto”-

·          que llega el fogoneeeeeero,… 

antes de empezar a incordiar a nadie, pensará cómo va a abordar tan delicado elemento como son las personas (“no somos recursos, somos humanos” es un precioso título de un interesante libro de M. Ponti).

El project manager planificará los recursos humanos necesarios evaluando,

·          en qué momento los va a necesitar en la vida del proyecto,

·          cómo les va a dirigir para asegurar el éxito del proyecto,

·          qué tipo de personas (perfiles) convendría que participaran en la ejecución del proyecto (ya llegarán los directores de departamentos funcionales con las rebajas), cuando se incorporarán al trabajo, durante cuánto tiempo y cuándo se prevé liberarlos.

Sin esta información no vayas a los reyes de taifas,… perdón,… directores de departamentos, porque lo primero que hará será preguntarte precisamente eso: a quién quieres y de qué fecha a qué fecha; y lo segundo decirte que si no te vale con unos suplentes que tiene muy buenos (que los titulares están ocupados…).

Por eso, antes de ir a ver a los reyes departamentales, el project manager estudiará muy bien lo que hay que hacer, las personas que realmente necesita, justificar bien porqué esas y no otras, porqué durante ese tiempo y no menos, y saber -porqué así se lo has hecho saber tú, patrocinador, sponsor, gran jefe en definitiva- el grado de prioridad que tiene tu proyecto (y el grado de apoyo, por tanto, que tienes).

Si te ven balbucear ante esas preguntas, te colarán los becarios…

Y de ese trabajo (el project manager sigue pensando, = dos veces trabajando, creará tres documentos fundamentales en esta área: los roles y responsabilidades, el organigrama de proyecto y el plan de gestión del personal.

Roles y responsabilidades

El documento en que se indiquen los perfiles tipo y sus responsabilidades (con sus funciones definidas, la autoridad que tiene o no tiene para realizar o decidir determinadas cuestiones, los trabajos específicos que deberá hacer).

Si fuera otro cualquiera, llamaría el califa departamental y le empezaría a contar lo que todos “que el proyecto es muy importante, que es prioritario, que necesito a las mejores personas,…”.

Pero, no. Tú has puesto un PMP en tu empresa y seguro que le informará con todo detalle de las funciones y responsabilidades de cada perfil (de qué parte del proyecto es responsable cada uno),  la autoridad que va a tener (responsabilidad sin autoridad = vacío) para tomar decisiones, las competencias y las habilidades que debe tener (para que no te meta al becario si necesitas un senior –que ¡también habrá trabajo para los becarios!, que en un proyecto hay trabajo para dar y tomar, sobre todo si quieres hacerlo bien-).

Y una vez tengas configurada la mejor de las plantillas posibles, verás y compararás lo que saben con lo que necesitan saber. Si se quedan cortos, se define la formación necesaria que cubra el déficit y ¡ya está¡. Ya te habrás dado cuenta de que tu PMP tiene aversión a los problemas y, por ello, no estará en tu empresa para crear problemas, ni siquiera para resolverlos –es alérgico a ellos- sino para que no los haya. Y que le pesan más las cosas que no hace que las que hace por lo que, rápidamente, evalúa la situación, busca soluciones y las pone en practica.

Bueno, esto es el ideal, pero tu project manager es humano (bueno alguno inhumano he conocido…) y seguro que durante el proyecto se tiene que tomar algún anti-estamínico…

Organigrama del proyecto

Con todo ello, preparará un organigrama del proyecto, una sencilla (depende del proyecto) representación gráfica de

·          los miembros del equipo y sus relaciones de comunicación,

·          los flujos de reporte –tan importantes y tan olvidados cuando el fuego se expande y todos vamos contra todos informándonos de todo nos interese o no, podamos hacer algo o no, generando un spam intre-empresa de emails a todos con copia a todos…-.

Tranquilo, que a ti, ya no te va a pasar. Has contratado por más ficha de la habitual a tu project manager pero te va a ahorra tiempo, dinero y disgustos. Si le dejas…

Plan de gestión del personal

Para que el director de departamento pueda gestionar bien los técnicos que tiene “prestados” –porque ¡¡son suyos!!- al proyecto, el project manager indicará, entre otras cosas,  cuándo se requiere la participación uno.

Además, de acuerdo a los factores ambientales de la empresa (= “aquí las cosas se han hecho siempre así”), se indicará

·          cómo se contratarán (si es necesario algún fichaje),

·          dónde se ubicarán y cuáles serán sus niveles salariales y condiciones laborales

·          cómo y cuándo se liberan los “prestados” y quedan libres para otro “préstamo”

·          las necesidades de formación que cubran el desfase entre capacidades y requerimientos del puesto.

En este sentido, cuidadín, cuidadín, con los buenos técnicos a los que se les asignen tareas de gestión,… acordaros del Efecto Halo –por el que un buen programador (por poner un ejemplo extremo) , por arte de magia, es necesariamente un buen gestor de personas-

·          el sistema de reconocimientos y recompensas directamente asociados a los resultados de sus tareas (si no, sirven para poco), actividades que están a su cargo y sobre las que tiene capacidad de actuación.

·          Y, cómo no (como en la mili –es algo que se hacía antes, pero no tengo muy claro que era,…-, el valor se suponía) se explicará bien cómo se va a cumplir con la legislación en materia laboral, seguridad y salud laboral,…