Pon un PMP en tu empresa y...21. La Bola de Cristal

21.    Planificará el plazo , si le dejas tiempo… (3) La Bola de Cristal...

“Economista: dícese del que, durante el primer semestre del año

 hace predicciones sobre lo que va a ocurrir en la economía durante el segundo semestre

 y, que, durante el segundo semestre se dedica a explicar qué ha ocurrido para que

sus predicciones hayan sido erróneas…”

(anónimo –que no se atreve a decir su nombre para no perder amigos…)

Y tras enemistarse con los profesionales de la economía que no tengan sentido del humor (tiene más chistes pero tampoco quiere urgar en la herida…), el project manager probará de su propia medicina y tendrá que predecir o estimar la duración de cada actividad teniendo en cuenta lo que incluyen y los recursos de que dispone.

Tendrá que, para actividad, decir cuánto tiempo le va a llevar completarla.

Casi nada…. Una pregunta interesante: ¿Porqué los plannings nunca (bueno, casi nunca) se cumplen?

…

…tic tac,

…

Pues yo diría que en buena medida es porque…

·          ya nacen retrasados -tenían que haberse empezado meses antes y aparecen de improviso en nuestro ordenador  (cara a cara, alguna rara vez) con un escueto “hacedlo cuanto antes”-,

·          por este optimismo consustancial al carácter mediterráneo –no sé si nuestros compañeros latinoamericanos quedaron contagiados de nuestro optimismo ciego- que nos hace pensar que “esto se hace en dos patadas…”

·          la falta de consideración del tiempo que lleva tomar decisiones, los tiempos de tramitación, las tareas de integración

(ahora que no me oye, mi mujer, siempre me dice que de su oficina a casa tarda 10 minutos cuando en realidad son 20 pero no cuenta apagar el ordenador, dejar todo ordenado, coger el ascensor,…

O pensar en cuando alguien dice que el viaje de casa al trabajo en coche le cuesta 15 minutos cuando son treinta porque empieza a contar cuando sale a la calle y deja de contar cuando, sin aparcar, está en el entorno);

·          el gusto por jugar a mentirse que encanta a directores y técnicos (que juegan a darse y pedirse fechas que no se cree ninguno de los dos)

·          a que los equipos de proyecto y, lo que es peor, ni el propio project manager, han elaborado el cronograma y solamente intervienen cuando planning ya se ha retrasado;

·          o a que, más grave, hemos vuelto a cometer los mismos errores que en el proyecto anterior.

Algo más en serio (todavía, porque lo anterior es muy serio) como el tema es relevante, muy relevante, dediquémosle un poco más de atención.

La estimación es una parte crítica del proceso de elaborar el cronograma (y el presupuesto, que veremos otro día). Una persona racional (salvo que se demuestre lo contrario casi todos/as los bípedos sin plumas lo somos) debe ser consciente de la importancia de estas estimaciones pues pueden afectar al éxito del proyecto y a los objetivos estratégicos que lo hicieron nacer. Y se espera de ella, para eso es racional, que de una estimación correcta de la duración de una tarea.

Pero con demasiada frecuencia se sobreestima o subestima la duración de esas actividades en el peor de los casos porque, simple y llanamente, no tiene experiencia ni conocimiento de lo que implica la tarea.

En otros casos, directamente se apuntan al “club del colchón” e incluyen el denominado “coeficiente de ignorancia” o “coeficiente de así-seguro-que-acierto-y-me-llevo-una-medallita”. Como tu ya tienes experiencia y los conoces, directamente les dices que reduzcan el plazo total en un 20% y tus técnicos corren, aplican la regla de tres y adelante con el proyecto. ¡a ti te van a engañar!

El problema de las estimaciones “engordadas” se acentúa por

·          el “síndrome del estudiante” (Goldrath, 1997) -que al final lo deja todo para los últimos días, sea cuál sea el tiempo disponible para preparar un exámen-,

·          la Ley de Parkinson (Parkinson, 1995) –la duración una tarea se extiende hasta ocupar el tiempo que le habían asignado- 

·          y la multitarea –la dura realidad de que todo el equipo suele trabajar en varios proyectos-

·          el optimismo (dicen que un optimista es un pesimista mal informado…) que ya avanzaba antes

que veremos con más tranquilidad en el próximo blog (he estimado mal la duración de la tarea “escribir post de hoy” y llego tarde a la siguiente actividad “ir al cine con esposa”-que tiene alto riesgo si no se cumple…-).