Vísteme despacio... ...que tengo prisa

Pon un Project Manager Profesional en tu Empresa y…

18.       Planificará el plazo , si le dejas tiempo… (1) Vísteme despacio que tengo prisa...

“Cuando Dios hizo el tiempo, hizo de sobra”

(Proverbio irlandés que vale para todo menos para los gestores de proyectos…)

Si pones un project manager profesional en tu empresa, y si estás leyendo esto, espero que ya lo tengas, ya te habrás dado cuenta que es un hombre leído y que igual que te cuenta fábulas, se saca leyes de la manga o de algún blog como…

… la de Golub que dice “que un proyecto mal planificado acaba en un plazo tres veces superior al previsto, y que un proyecto bien planificado acaba en un plazo dos veces superior al previsto”. O sea que planificar parece en principio útil. Pues sí. Y de esto tratará este punto: de la necesidad de crear planificación y programaciones viables que disfruten del favor y compromiso de quien trabaja con nosotros.

… el cuento de aquel sabio que paseaba por el bosque observó como un afanoso y trabajador leñador se rompía los huesos tratando de cortar más y más leña con un hacha roma, sin afilar. Cuando el sabio le preguntó porqué no afilaba el hacha ya que así cortaría más leña y con menos esfuerzo, el leñador airadamente le contestó: ¡no se da usted cuenta que no tengo tiempo¡  Planificar es afilar el hacha, prepararnos para hacer el trabajo mejor y más rápido dedicándonos un tiempo a prepararnos.

Bueno, dejemos de cuentos que como buen jefe querrás tener el plazo del proyecto bien y pronto y a ello nos ponemos. ¿Cómo? Pues, sin pausa pero sin prisa, como nuestra lista tortuga.

Primeramente, como siempre, antes de hacer algo, pensará cómo lo va a hacer (¡!es que lo lleva en la sangre¡¡)

Y antes de elaborar el cronograma, tu joya de la corona, el sol de tus mañanas (como me decía mi abuela), tu project manager, creará el plan de gestión del tiempo en el que, normalmente, recogerá

·          cómo va a crear el cronograma,

·          el programa de gestión de proyectos a utilizar,

·          cómo va a crear la línea base del cronograma -referencia a utilizar en la supervisión y control del proyecto-,

·          qué medidas le van a permitir darse cuenta que el semáforo se pone en naranja –¡atención¡ desviaciones en el avance, la duración de tareas o los plazos parciales-,

·          cómo va a gestionar estas desviaciones –sin ponerse nervioso, ni ponerte nervioso, ni poniendo nervioso al cliente, esto, ¡tenlo por seguro!-

·          y cómo se van a controlar los cambios en el cronograma (para que se aprueben solamente los necesarios y queden bien, bien, pero que muy bien documentados).

Y con este esquema de actuación procederá a dar cinco pasos, cinco (no vale hacer rimas…).

Fáciles de dar,

más fáciles de olvidar

y mucho más fáciles de obviar.

¿Por qué? Porque nunca tenemos tiempo para planificar, siempre hay algo mejor que hacer. Qué? ¡!!!Trabajar¡¡¡¡ Que es lo que a los ya presentados apaga-enciende-fuegos-mientras-hablo-por-el-pinganillo (muy trabajadores pero dependiendo de la suerte que tengas más o menos listos –y acuérdate de la clasificación del General von Moltke-) les encanta: trabajar y que se vea que trabajan.

Tras haber pensado cómo va hacer las cosas, tu project manager, las hará. No te quepa la menor duda. Y empezará por identificar las actividades necesarias para completar cada paquete de trabajo (a lo mejor los llama “work package”, pero tú tranquilo, que es lo mismo pero en inglés). ¿Cómo? Descomponiéndolos en elementos más pequeños que serán la base para la estimación de tiempos, recurso y costes y seguimiento del avance del proyecto.

De todo este trabajo de descomposición y análisis de las actividades preparará:

1) Una lista de actividades, sus atributos y la lista de hitos

con su identificador, una descripción de en qué consiste para quien tenga que abordarla tenga claro qué incluye y debe hacer y qué no incluye y no debe hacer

–esto es otra de las cosas que si pones un project manager en tu empresa te hartarás de oirle: lo que no está en la EDT no se hace, y lo que no está en la lista de actividades tampoco y si el cliente, quiere que lo hagamos, no pasa nada, lo valoramos, aprobamos el cambio en alcance, presupuesto y, si procede, tiempo y tan amigos-

Porque, desde pequeñitos, a los project manager profesionales les enseñan que hacer lo que no está en el alcance, en la EDT o en la lista de actividades no se hace y si se hace se llama “gold plating” que, en castellano viejo, es hacer algo que no te han pedido ni te van a agradecer.

Las características, atributos, de cada tarea serán las actividades que la preceden, las actividades que la suceden, las restricciones que haya que tener en cuenta, el responsable de realizarla,…

La lista de hitos serán fechas de finalización de entregables, puntos de decisión, fechas de entrega parciales de carácter contractual, suministro de equipos por un proveedor externo,…