(Tras una semnana entretenidos con el General Von Moltke y sus Tipos de Gente, retomamos la serie Project un Manager en tu empresa y....) ¿Os parece?
Nos habíamos quedado en que nuestro, ya como de la familia project manager, se iba a poner aplanificar y lo primero que hiciera sería el plan para la dirección del proyecto....
Mejor dicho, lo primero que hará el Project manager será tratar de NO hacerlo y aprovechar una plantilla de un Plan de Dirección de un proyecto similar ya existente –porque, los PMP son trabajadores, pero no le gusta trabajar en algo que ya existe-.
Si la empresa lo tiene, tratará de adecuarlo al caso concreto. Que la empresa no lo tiene, hará el primero que servirá para los siguientes proyectos con cuyas aportaciones se irá completando, simplificando, en definitiva, mejorando.
Este Plan, es como la hoja de ruta del proyecto, el libro gordo de Petete (los jóvenes pregunten a los de mi edad), el documento en el que estará todo. Es un único documento, consensuado con las partes interesadas y que necesita ser formalmente aprobado, distribuido y explicado para que todos los participantes lo conozcan y lo hagan suyo. Para que luego no valgan excusas.
Define
· cómo se va abordar la realización del proyecto,
· analiza las situaciones que se pueden dar y cómo resolverlas
· y trata de establecer la coordinación de la planificación del alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos, comunicación, riesgos y adquisiciones. Casi nada.
En estos primeros momentos será un índice de todo lo que durante la planificación del proyecto va a ir que ir elaborando, el esquema, el proyecto de estantería en el que ir guardando los planes y documentos que se vayan elaborando en esta fase.
Esta estantería deberá tener huevo para toda esta información (que se irá presentando y viendo como se prepara a su debido tiempo) de tal manera que cada hueco de la estantería acabe con una carpeta –salvo que, por justificación expresa del project manager, decida que no se utiliza:
a. Acta de constitución
b. Enunciado del Alcance del Trabajo
c. Necesidades y expectativas de los interesados
d. Los procesos de gestión del proyecto que se van a utilizar -grado de detalle, técnicas y herramientas-
e. Cómo se ejecutará el trabajo reflejándolo en la Estructura de Desglose de Tareas y el Diagrama de Red
· Calendario e hitos más relevantes
· Matriz de asignación de responsabilidades y calendario de recursos (resource calendar)
· Los planes subsidiarios comentados anteriormente:
o gestión del alcance
o gestión de plazos
o gestión de costes)
o gestión de la calidad
o gestión de recursos humanos
o gestión de la comunicación)
o gestión de los riesgos
o gestión de las adquisiciones
f. Las líneas de base (estimación inicial con la que se comparará el avance real del proyecto) de:
o Costes: presupuesto acumulado a lo largo de la vida del proyecto
o Plazo: el cronograma con fechas de inicio, hitos y fecha de finalización
o Alcance: Enunciado del Alcance del Trabajo, Estructura de Desglose de Tareas y su Diccionario
g. El Plan de Gestión de Requisitos,
Que indicará cómo se identificarán, gestionarán y controlará el cumplimiento de los requisitos y cómo se gestionarán los cambios en ellos para que el producto final cumpla con los requisitos definidos actualizados con los cambios aprobados.
h. El Plan de Gestión de Cambios:
Este plan debe contener
o cómo se va a proceder a solicitar, estudiar y aprobar un cambio (procedimientos),
o quién aprobará los cambios según su importancia (nivel jerárquico de autorización de cambios),
o la creación –si procede- de un comité de aprobación de cambios y quién lo formará
o las herramientas organizativas que se utilizarán para seguirlos (solicitud y registro de cambios).
Algunas organizaciones tienen sistemas de gestión de cambios que incluyen procedimientos, plantillas de solicitud y software específico para seguir el flujo de actividades que implica un cambio. Así que ya lo tienen hecho. Si no, se hace una vez y, para los siguientes proyectos, se va mejorando.
i. Plan de Gestión de la Configuración
Forma parte del Sistema de Información para la Gestión del proyecto. Contiene los procedimientos y herramientas de gestión corporativas para gestionar los cambios en documentos y entregables para asegurar que todas las partes interesadas tienen la última versión y, cuidado, ésta está actualizada.
j. Un plan de mejora continua de procesos
Planifica cómo se van a evaluar y tratar de identificar mejoras en los procesos debe formar parte del trabajo de un project manager ya que las mejoras en los procesos redundarán en una mayor eficacia y eficiencia de los mismos tanto en su proyecto como en proyectos futuros.
Y, por último, pero no por ello menos importante,
k. Los Documentos del Proyecto
Que serán documentos que no estarán en el plan para la dirección del proyecto pero que el PMP o crea para su uso o es necesario crear como:
o el acta de constitución,
o el enunciado del alcance del trabajo,
o los contratos
o el registro de interesados,
o la lista de actividades,
o el registro de riesgos
o Requisitos de financiación del proyecto
o Lista de incidencias
o Acuerdos de trabajo en equipo –entre compañía y cliente-
o Predicciones
o Métricas de calidad
o Bases para la estimación
o Requerimientos de recursos
o …
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