Dicen que trabajamos 2 horas/día (¡como mucho!)

Pon un PMP en tu Empresa y…

23.      Planificará el plazo, si le dejas tiempo…(5) dicen que trabajamos 2 horas/día (¡como mucho!)

Dicen M.Morgan, R.E. Levitt y W. Malek en su libro “Executing your strategy: how to break it down y get it done” que tu, querido empresario –y tambien tus colegas- conoces cuánta gente tienes en nómina y cuántos subcontratistas trabajan para ti y, cómo no, sabes perfectamente lo que les cuestan unos y otros. Pero que, pocos de vosotros planificáis de acuerdo a las capacidades reales de vuestra gente.

Aquí no trabaja ni…..

Dicen que, en primer lugar, tus empleados no se dedican íntegramente a un proyecto lo que reduce su capacidad de sacar adelante trabajo del mismo. Ya sabes, solicitudes de los jefes administrativos, de los directores de departamentos, tuyas, formación,… Parece que en 1987 –tu acabarías de montar tu empresa- T. de Marco y T. Lister demostraron que los trabajadores dedicaban entre una y tres hors de su ocho horas de jornada en tareas no productivas –respondiendo llamadas de teléfono innecesarias (el email no existía), charlando y cotilleando, resolviendo asuntillos personales,…

Morgan, Levitt y Malek son más osados. Su experiencia como consultores de empresas, analizando la dedicación del tiempo de miles de empleados (norteamericanos, pero trabajadores en definitiva) situaron en casi tres horas el tiempo medio que dedicamos a tareas no productivas (más algunos días, los lunes y viernes en concreto).  Si no hacen mal la diferencia quedan 5 horas de trabajo productivo por día.

Además, no contentos con eso, insisten en que, ADEMÁS, la productividad de las 5 horas restantes pueden variar enormemente en función de factores como el ruido, las interrupciones, las capacidades reales del trabajador, el número de proyectos en que trabaja y el número de horas extra que le toca trabajar.

El ruido y las interrupciones son especialmente relevantes.

Una interrupción (tuya, de un compañero, de una llamada atendida, de un email que contestas en el momento, un petición “para ya” de financiero) requiere concentrarse en esa nueva tarea, realizarla, reconcentrase en la tarea en la que estabas (que, empíricamente se ha demostrado que te lleva unos 15 minutos para volver a estar en “concentración de crucero”). Así que cada interrupción, 15 minutos perdidos (sin contar el tiempo que implica la interrupción).

L. Perlow en un curioso libro titulado “Finding Time” estudió la productividad de los empleados en condiciones de alto ruido y de máximo silencio trabajando en empresas similares. La diferencia: el entorno ruidoso reducía un 50% la productividad. Asimismo estimaron que cuatro interrupciones importantes en una hora (algo, al menos en mi experiencia, nada inhabitual) bajaba la productividad por debajo del 50%.

En resumen, de las 8 horas que se habían quedado en 5, nos encontramos con que las tenemos que reducir un 50% quedándonos en 2,5 horas realmente productivas.

Las diferencias entre unos empleados y otros.

De Marco (¡envidio a esta gente que se dedica a hacer estos experimentos en empresas y luego escribe libros que, además, gente como yo compra y, lo que es peor, lee, y lo que ya es de psiquiatra, lo cuenta a otros como tú…) pidió a un grupo de trabajadores de un nivel similar que realizaran un grupo de tareas también similares encontrando que el menos productivo se situaba 2,5 veces por debajo de la media y el más rapidillo, 10 veces por encima de la media. Lo que le lleva a pensar que las 2,5 horas que nos quedaban de trabajo las podríamos en muchos casos reducir a la mitad… quedándonos… 1,25 horas.

Y si encima trabajan en varios proyectos…

Un estudio realizado con miles de ingenieros de IBM en los años noventa concluía que la productividad de un empleado que trabajara en un solo proyecto era del 60% (casi 5 de 8 horas), si trabajaba en dos era del 70% (tranquilos no lleguéis a la conclusión de que a más proyectos mejor porque…), si trabajaba en tres bajaba al 50% y si trabajaba en cuatro era del 30%.

Conclusión relativa….

Cuando un empleado trabaja en varios proyectos, le interrumpen frecuentemente y es un poco menos hábil que la media de las ocho horas de jornada, que quedaron en 5 reales, se quedan en 1.

A mí me parece un poco exagerado y estoy seguro que el trío M.Morgan, R.E. Levitt y W. Malek proponen un escenario extremo para hacernos reflexionar sobre la dificultad de estimar el tiempo que una persona le dedica realmente a una tarea y, por tanto, la duración de la misma.

… pero ya que estamos, pensemos

Si pones un Project Manager Profesional en tu empresa, no se dejará llevar por las extremas conclusiones de los tres mosqueteros mencionados pero sí que tendrá en cuenta algo que, dime que no, sí es realista: que tu project manager y tus directores de departamento y los miembros de equipos de proyecto y departamento y TÚ MISMO

tenéis en un radio de menos de 50 cm:

un teléfono fijo con espera de llamadas y aviso de llamadas perdidas

un teléfono móvil

o lo que es peor una blackberry

un correo electrónico con notificación de mensajes

un portátil con conexión inalámbrica

y trabajáis en

un pool en el que se oyen continuas conversaciones, ruidos, carcajadas, llamadas,

en tres o cuatro proyectos

con la presión del plazo

con horas extras por la cara

tu PMP verá cuál de esas condiciones cumplen los que van a ser los miembros de un equipo y, date por seguro, que ni 8 ni 7 ni 6 ni 5 horas efectivas de trabajo concentrado saldrán.

Si no estás de acuerdo, dilo, eh? No te quedes callado.

Pd. Mis familiares en Holanda, incluido el Director General -el no es familiar- de una multinacional con más de 15.000 empleados, trabajan de 9 a 17 y no se llevan trabajo a casa. Mi primo, queriéndoselas dar de trabajador, se quedaba media hora, una hora más hasta que el DG le dijo que “le gustaría que fueran juntos en el mismo cercanías pues vivían cerca”. En el trayecto le explicó que, si se quedaba más tiempo, alguien podría pensar que no había aprovechado bien sus 8 horas y había podido estar perdiendo el tiempo. Si lo dice el jefe… a las 17.00 a casa.