Pon un PMP en tu Empresa y…
25. Planificará el coste como el dinero invertido fuera suyo (1) Se acabaron los Días de Gloria
Si pones un PMP en tu empresa (a estas alturas tu mujer/marido estará ya celosa/o…), te recordará algo que no necesitas que nadie te recuerde pues quien tiene el dinero invertido en la empresa eres tú: que se han acabado los tiempos de bonanza en que el presupuesto del proyecto era algo secundario porque se siempre se ganaba (lo que no sabías exactamente cuánto más podrías haber ganado). Al final del año, mirabas la caja y brillaba. Lo que importaba era hacer el encargo e ir a por el siguiente.
Mais, c’est fini.
Los tiempos han cambiado y ¡vaya si han cambiado! Ahora los costes de un proyecto los miras con lupa y cada euro que te pide tu project manager y que tú pides al banco debe justificarse con un detalle infinito. Es por ello que, ahora más que nunca, necesites buenos gestores preparados para gestionar que buenos técnicos reconvertidos, por listos, a gestionar.
Porque ahora la capacidad para entender y saber elaborar un presupuesto y llevar a cabo el control económico y financiero de un proyecto es una de las habilidades que más demandáis tú y tus compañeros empresarios (tras, por supuesto, la de gestión de proyectos).
Para aprender de los errores de los demás y, como mucho, os equivoquéis en otras cosas diferentes y cada vez más sutiles, tu project manager te recordará algo que, como está continuamente formándose (aunque tu seguro que también lo haces), leyó en una muy buena web sobre gestión de proyectos (http://www.my-project-management-expert.com/), que deja bien claras los cinco errores más comunes a la hora de estimar el presupuesto de un proyecto.
1. Ser demasiado optimista. Esto puede parecer una buena idea cuando estás elaborando la oferta y viendo los costes porque, en el fondo te traiciona el quiero frente al puedo. Pero ¿realmente quieres empezar el proyecto ya atado de pies y manos?
2. No entender el enunciado del alcance del proyecto o no haberle dedicado tiempo suficiente a elaborar una buena Estructura de Desglose de Tareas (WBS, Work Breakdown Structure) que te ha llevado a una incompleta lista de actividades. No valen excusas, si no entiendes lo qué hay que hacer para qué te metes a cuantificar cuánto va a costar?
3. Olvidarnos los “muchos pequeños” recursos: nunca nos olvidamos de los recursos gordos y, por supuesto, nos acordamos de los ordenadores y programas que hay que comprar. Pero ¿qué pasa con los “muchos pequeños” recursos necesarios que, si suponen un 10%, nos llevan por delante buena parte del beneficio…? Todos estos “muchos pequeños” van apareciendo, esperando su momento y salen, y van aumentando poco a poco los costes reales del proyecto…
¿Por qué pasa esto? Quizás la prisa por empezar ya a trabajar que tiene nuestro jefe, listo pero excesivamente trabajador….que me recuerda al oficial tipo B del General Von Moltke
4. Olvidarnos del ¿Y si…?: el riesgo de los riesgos. En esta parte tu project manager, aunque lo diga Susan, la escribana de la web que te ha recomendado, nunca se le ocurrirá para evitar la “intensa presión para cumplir tanto el presupuesto como y los plazos… …para mantener a su jefe / cliente satisfecho… mantener alguna contingencia, sin que nadie lo sepa”.
Menos mal que tienes un PMP serio y que lee con sentido crítico lo que otros project manager escriben¡¡¡ aunque nos adelantemos un poco, esto es algo que nunca hará tu PMP. Muy al contrario, identificará los riesgos, los cuantificará, elaborará las respuestas y su presupuesto y te lo enseñará para que lo apruebes. ¡¡qué es eso de ocultarle al jefe “colchoncillos” por las esquinas del proyecto!!!! Sobre los colchones ya dijimos algo en “enlace a Planificará el plazo del proyecto con profesionalidad y dedicación –si le dejas…- (4 y ultimo)
Además, engañar al jefe está feo. Pero tu tranquilo que es algo que si pones un PMP en tu empresa nunca te lo hará por que lo de la ética y profesionalidad ¡lo lleva a raya¡
5. Elaborar un presupuesto sin unos requisitos del producto y del proyecto aprobados. Da hasta apuro poner esto de lo obvio que parece… ¡!pero es que pasa tantas veces¡¡
Mal formados o mal aconsejados o incapaces de aguantar la presión de jefes menos conscientes que tú de lo que es gestionar un proyecto y de la importancia de tener claros, bien definidos y aprobados, se atreven a determinar los costos del proyecto sin ser conscientes de que tendrán problemas más adelante.
Si esta razón no te ha parecido suficiente, no sigas leyendo. Repásate la lección de “recogida de requerimientos del cliente “
6. … me he quedado el blanco…. ¿Se te ocurre alguna otra razón de que estimemos mal los costes?
Dínoslas, por favor, pues así no los cometeremos¡
6 - Las estimaciones las realiza un equipo poco senior.
ResponderEliminar7 - No hay un completo conocimiento de las tecnologías de implementación. Las estimaciones serían más certeras si hubiese una fase de pruebas de concepto.