este es el presupuesto? no es un poco caro....?

Pon un PMP en tu Empresa y…

28.       Planificará el coste como si el dinero fuera suyo (3) Hecho… pero no sale muy caro?

Tras obtener el presupuesto, con los costes que has obtenido y le han podido facilitar desde recursos o de otros proyectos, tu PMP, que siempre le da una segunda vuelta a las cosas, tratará de rascar –sin hacer herida- por alguno de estas esquinas….

·          Revisará los costos de inicio, por ejemplo, ¿son 5 encargados realmente necesarios para el tramo de obra adjudicado? A veces de encuentras incoherencias entre actividades y se descubren actividades más complejas con menos recursos asignados que otras más simples. Un teste de coherencia detectará mejoras y posibles ajustes en el presupuesto.

·          Comprobará si las actividades a subcontratar, se les puede dar una vuelta y tratar de asignar a equipo propio parte de ellas durante los valles de trabajo que tenga el personal propio

·          Verificar que los costes asignados para cada persona o equipos son también coherentes, si incluyen el coste puro o incluyen vuestros honorarios o cualquier otro impuesto como el IVA

·          Darle una vuelta más a la forma de ejecutar un proceso, un flujo de trabajo. hacerlo más “lean”, más ligero. A veces dedicar mucho tiempo a talleres en que revisar el producto y el proyecto para evitra tareas que no aportan nada al producto final pero que cuestan dinero –los desperdicios, muda, que definía Ohno, ingeniero de Toyota. De todo ello puede surgir un nuevo proceso para la recopilación de los requisitos del proyecto, que reduzca significativamente los plazos y recursos necesarios para hacer el trabajo.

·          No dejarse embaucar por el equipo u otras partes interesadas: el project manager tiene claro que el proyecto es SU proyecto. Pero sabe que si bien el equipo está dispuesto a trabajar en el proyecto, para muchos será simplemente otro proyecto. Uno más en el que se vea obligado a trabajar para cumplir con el ajustado plazo y que no pondrá mucho énfasis en ajustar ni el coste ni el tiempo  y “sin querer” deslice colchones no documentados para, como la última vez, no tener que trabajar el fin de semana…

Tu PMP no se dejará engañar ni se creerá todo lo que oye (lo lleva programado genéticamente y, si no es así, ha desarrollado la sustancia correspondiente a costa de gestionar proyectos). Sabe que no todo el mundo tiene el interés y la ilusión en el proyecto que tiene él. Y, no será la primera vez que, tras tener que reducir un 15% el presupuesto, al final del mismo, haya costado un porcentaje todavía menor.

Y con los ajustes necesarios, tu PMP  tendrá su línea de base de presupuesto y a otra cosa…. ¡no!

Otros sí, pero tu PMP

se sentará con el financiero (para alegrarle la mañana que seguro que está el pobre amargado viendo que los números no salen) para

·          comprobar el cashflow y hacer una estimación de los costes previsibles en cada fase del proyecto, 

·          mediante la curva de costes acumulados (curva S) representar gráficamente los gastos previstos totales del proyecto en un cierto plazo

·          y que el departamento financiero podrá comenzar a buscar los fondos necesarios y negociarlos con las entidades bancarias (pobrecico, no me extraña que no sea optimista, le toca el marrón más gordo…).

¿Se os ocurre algún truco, buena práctica, herramienta, experiencia que enriquezca nuestras estimaciones?